主题：【求助】文件分发号（寻专业人士解答）

若实验室部门复杂,可参考6楼的做法.
1、存档的文件是否要编分发号:要
2、对于不同的文件下发的时候可以都从01开始编号，还是必须按顺序编下去。例如我的质量手册分发号编了01、02，那程序文件是不是也可以编01、02？还是要编成03、04？:分发号是针对人而设,存档的固定一个号码.分发号是档案管理员针对文件的去向而设的一个分发号码,这个号码在《文件发放记录表》和文件的扉页上都有记载。如张三的分发号编为03，则发给他的所有文件都编为03，李四分发号编为04，则发给他的所有文件都编为04。若存档的文件编为13，则所有存档文件都为13。就是这个道理。
3、下发的文件是盖“受控文件”章还是“受控副本”章？:若为受控文件应盖受控章.

怎么搞出一个受控副本？

原文由 tu8954 发表:
1、存档的文件是否要编分发号:要
2、对于不同的文件下发的时候可以都从01开始编号，还是必须按顺序编下去。例如我的质量手册分发号编了01、02，那程序文件是不是也可以编01、02？还是要编成03、04？:分发号是针对人而设,存档的固定一个号码.
3、下发的文件是盖“受控文件”章还是“受控副本”章？:若为受控文件应盖受控章.

"分发号是针对人而设,存档的固定一个号码."不是很明白。能详细举例说明一下吗，谢了

1、存档的文件是否要编分发号
2、对于不同的文件下发的时候可以都从01开始编号，还是必须按顺序编下去。例如我的质量手册分发号编了01、02，那程序文件是不是也可以编01、02？还是要编成03、04？
3、下发的文件是盖“受控文件”章还是“受控副本”章？

仅供参考：
1、存档的文件是否要编分发号？不要。分发号是针对分发出去的文件设定的，存档的文件当然不需要分发号。
2、不同的文件可以顺序编号，也可以按照文件种类分别顺序编号，只要不乱就行。
3、所有分发出去的文件都是副本，正本是用来存档的。分发出去的文件是不是受控版本，需要按照你们的文件规定执行。
所有文件管理的要求的核心是“防止误用”，千万不要故意给自己增加麻烦。

3、下发的文件是盖“受控文件”章还是“受控副本”章？:
实验室章多了,麻烦,建议取消“受控副本”章.

同意一楼意见，这个问题可以扩展到对所有文件的编号，可以参考一下内容

  编号：XXXX/QP00X-2009
文件控制程序          版本：第X版
                                                              修改：第0次修改
1目的
对与管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2 适用范围
本程序适用于XXXXX检测中心管理体系文件的编制、审批、发放、修改和归档管理等环节，包括外来文件的控制。
3 职责
综合管理部负责建立《有效文件目录》，负责受控文件的登记、标识、发放、回收、保管和处理。
4 控制程序
4.1 文件的批准
4.1.1质量副主任负责组织《质量手册》和《程序文件》的编制。《质量手册》由质量副主任主审、检测中心主任批准和发布；《程序文件》由部室长审核、质量副主任批准和发布。
4.1.2质量文件由综合管理部组织编制，质量副主任审批。
4.1.3采购文件及其它技术文件由技术管理部组织编制，主任工程师审批。
4.2 文件的更改、换版和作废
4.2.1 文件更改应由原文件起草人或部室负责，由提出部室填写“文件更改审批表”，说明文件更改的理由和更改的内容；文件更改的审核、批准亦应由原审核、批准人进行；当原起草人和审批者不在职时，可由其他相关岗位人员负责，但必须有相应的背景材料。
4.2.2 管理体系文件更改采用划改、局部修改、换页等方式，局部修改应在更改文字处加下划线，换页时在所换页的文件编号后注明“（G）”字样。
4.2.3 文件更改后，由资料管理人员采取收旧领新的方式按原发放范围进行更改，并做好更换记录，各有关使用人员应及时从使用和其他有关环节撤销作废的文件。
4.2.4 收到更改文件版本的有关人员，应及时学习和传达，以保证最新版本的文件内容得以贯彻执行。
4.2.5 当出现下列情况之一时，文件必须换版：
a）管理体系有变动；
b）组织机构有重大调整；
c）文件经5次以上修改时。
4.2.6 作废文件由资料管理人员负责销毁，并做好记录；外来文件由资料管理人员进行收发登记，负责列入有效文件清单并实施有效控制管理。
4.2.7 资料管理和相关技术人员负责定期核查使用的国际标准、国内标准、行业标准、外来版本是否有效，并及时更换过期文件。
4.3  文件的发放和回收
4.3.1 质量手册为受控文件，发放范围由质量副主任审定。其它文件应按文件内容发至执行文件的各室。所有文件应存档一份备查。
4.3.2 资料管理人员应建立文件总目录及发放收回记录。
4.3.3 资料管理人员应根据文件分发记录于声明文件作废或修订批准后，按收旧领新的原则。确保各相关场所使用文件的有效性。
4.4 文件的使用、保存、存档要求
4.4.1检测中心须建立有效文件目录，并每年审查一次，非现场使用的文件，由检测中心专人管理。
4.4.2 任何人均不得在有效文件上随意涂改。
4.4.3 资料室应建立档案资料管理制度。
4.5 文件标识
4.5.1发放前标识
受控文件：对发至实验室人员使用的文件加盖受控文件印章；
非受控文件：发给实验室外部有关部室和人员的参考用文件。
4.5.2发放后标识
失效作废文件： 对经修改/换版的管理体系文件或过期作废的技术文件，加盖作废印章。
4.6 文件编号
4.6.1 质量手册编码规则如下：
    XXXX/QM0**—****
    其中： XXXX—XXXXXXXX检测中心
QM—质量手册
            0**—质量手册版本号
            ****—发布年代号
4.6.2 程序文件编码规则如下：
      XXXX/QP*** —****
      其中：XXXX—XXXXXXX检测中心
QP—程序文件
            ***—顺序号
            ****—发布年代号
4.6.3管理文件编码规则如下：
XXXX/3G-*-**—****
其中：XXXX —XXXX检测中心
      3G—管理文件
*—文件类别（B-管理标准，Z-规章制度）
**—文件顺序号
****—年代号
4.6.4技术文件编码规则如下：
XXXX/3J-*-**—****
其中：XXXX—XXXXX检测中心
      3J—技术文件
*—文件类别（Z-作业指导书，C-操作规程）
**—文件顺序号
****—年代号
4.6.5工艺参数表编码规则如下：
XXXX/3JG-*▲—****
其中：XXXX —XXXXXX检测中心
3J—技术文件
G—工艺参数表代码
*—工艺参数类型代号（Z-XXXX工艺参数表文件， L-XXXX工艺参数表文件， G-表示XXXX工艺参数表文件）
▲—在直缝埋弧焊管用工艺参数表中，代表下发工艺参数表的各室类型代号（H-化学分析室，L-力学性能室，Y-金相硬度室，W-无损检测室）
▲—XXXXX工艺参数表中， “▲”用“1”和“2”表示，“1”和“2”分别代表“卷板”、“钢管”用工艺参数表。
****—年代号
4.6.6质量记录编码规则如下：
XXXX/ZJ-*-**—****
其中：XXXX —XXXXX检测中心
ZJ—质量记录
*—记录类别（Z-综合管理部，J-技术管理部，H-化学分析室，L-力学性能室，Y-金相硬度室，W-无损检测室）
**—文件顺序号
****—年代号
4.6.7实际记录编号规则如下：
4.6.7.1检测委托单采用格式“W+‘序号（从001开始）’”、检测报告采用格式“第‘序号（从001开始）’号”，两者序号相对应。
4.6.7.2 其他记录采用格式：“****+***”，位置居于页面的左上部。
****—表示年号，
***—表示序号（从“001”开始）。
4.6.7.3当各种实际记录和委托单号有相关联时间，则主要以委托单号（为主）而编号。
4.6.7.4与检测中心相关的实际记录编号从‘001’开始。
4.6.7.5与各室相关的实际记录采用在“年号”前加各室的类型代号。
5.相关文件
5.1《记录控制程序》                                      XXXX/QP011-2009
6.记录
6.1《文件归档目录》                                    XXXX/ZJZ06-2009
6.2《文件发放/回收记录》                                XXXX/ZJZ59-2009
6.3《文件更改审批表》                                  XXXX/ZJZ60-2009
6.3《文件更改/修订记录》                                XXXX/ZJZ61-2009
6.4《有效文件目录》                                      XXXX/ZJZ12-2009

这两个问题实际就是解决文件唯一性问题的，需要在程序文件和作业指导书中作出详细规定，要做到只要看到一个文件编号只对应一份文件即可。

答：1、存档的文件不一定需要编分发号。要不要编分发号是根据实验室自己规定而定，没有统一规定。建议存档的文件只需文件号，不要编分发号。

　　2、对于不同的文件下发的时候可以都从01开始编号，而且最好分发给同一部门或同一人是同一编号。例如你的质量手册分发号为01号，那么你的程序文件用同样的分发号01。不需要编成03、04。有时候可能某种文件不发给你，可以跳过这个分发号。总之分发号与本实验室的人员可以做到一一对应，也就是具有唯一性，这样便于管理。