主题:【讨论】如何 保证电子文件控制的有效性?

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JOE HUI
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yayicuo
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电子文件进行加密(防止未经授权的访问)、加权(防止未经授权的修改),以PDF格式进行传输,保留最新状态标识或电子修订记录。
路云
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原文由 JOE HUI(xurunjiao5339) 发表:
如何 保证电子文件控制的有效性?
      1、在网络环境下使用。
      2、文档库应保存在云端,用户只能以只读方式访问、调用、打开、浏览,禁止下载、打印、另存为本地、屏幕截图等操作。
      3、电子文件的管理者应进行版次管理,实时更新。
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2020/4/8 21:12:52 Last edit by luyunnc
czcdczg
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电子文件可以刻录成光盘,或设置为只读存放于电脑中,由专人修改,确保唯一性,不被篡改。
瑾年
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电子文件的管理请注意三加,加权、加密、加备份。授权单独人员负责管理电子文件,其他人员使用打印版或复印版。如果有文件更改,统一申请、替换、备份等。
WUYUWUQIU
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实验室管理软件可以设置权限,根据级别授权的,这个是可以控制的。
yayicuo
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原文由 路云(luyunnc) 发表:
      1、在网络环境下使用。
      2、文档库应保存在云端,用户只能以只读方式访问、调用、打开、浏览,禁止下载、打印、另存为本地、屏幕截图等操作。
      3、电子文件的管理者应进行版次管理,实时更新。
网络环境下使用,局域网吗?
路云
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原文由 czcdczg(czcdczg) 发表:
电子文件可以刻录成光盘,或设置为只读存放于电脑中,由专人修改,确保唯一性,不被篡改。
      这种方式不便于受控管理。如果一个只读光盘中刻录了多个标准的电子版文档,怎么来对各份标准做受控标识?废止的标准又该如何注销?谁都可以将电子文档以只读方式备份到自己的电脑中,没法进行受控管理。
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2020/4/28 21:24:56 Last edit by luyunnc
路云
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原文由 瑾年(v2913537) 发表:
电子文件的管理请注意三加,加权、加密、加备份。授权单独人员负责管理电子文件,其他人员使用打印版或复印版。如果有文件更改,统一申请、替换、备份等。
      无论是打印出的纸质版,还是复印版,都需要在每一份纸质文件上盖受控章进行管理。
路云
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原文由 yayicuo(v3253952) 发表:
网络环境下使用,局域网吗?
      看你单位大小,如果单位不大,可以构建局域网,如果单位大,通常都会构建园区网。但无论是什么网,其管理方式、操作流程、各类相关人员的职责、授权等,都要以文件的形式加以规定,并付诸实施。
瑾年
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原文由 路云(luyunnc) 发表:
      无论是打印出的纸质版,还是复印版,都需要在每一份纸质文件上盖受控章进行管理。
那肯定是的了