主题:【讨论】实验室分将受控文件发给不同人员是否需要有文件分发号?方便文件分发号记录在相应的文件分发号登记表中

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承之
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JOE HUI
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原文由承之(dacaoyu)发表:分发号可有可无了
老师,为啥这样说
en_liujingyu
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  我在另一个主题帖中说,文件是实现测量过程所必须依据的东西,因此根据国家“测量设备”的定义,本质上属于测量设备,管理模式完全与测量设备的管理模式相同。所谓“发放号”有的单位也叫“受控号”,本质上相当于测量设备的计量编号,每一个测量设备必须具有自己唯一性的计量编号,不能与其他测量设备计量编号相重,文件也是如此,文件也应该有属于自己唯一性的“受控号”,与不同名或同名的文件编号不能相重。计量编号和文件受控号相当于它们的“身份证号”,完全是为了方便识别和管理,同一种文件,哪个文件发到了哪个人使用,修改时哪个文件还没有修改到,更新换版时哪一个文件还没有回收,文件报废了哪个文件还没有销毁,等等,如果每一份文件没有唯一性“受控号”,就会造成文件管理的混乱。
  实验室的受控文件分为两类,一类是行政文件,一类是技术文件。行政文件绝大多数与“管理”有关,“管理体系”的重点在“管理”,把“行政文件”排除在管理体系受控范围之外是错误的。“实验室管理体系”除了大量的技术文件(包括标准、规范、规程等),还有大量的行政管理文件,例如采购管理办法,人力资源管理办法,物质资源和信息资源管理办法,实验室安全和环境条件管理办法,各项工作检查监督考核办法,合格供方管理办法,合同评审规定,工作目标文件等等,可能已成为“管理标准”,更多的尚在“红头文件”阶段。这些文件虽然不属于技术文件,但“不作为实验室的受控文件”管理,将使“管理体系”的运行管理混乱不堪。如果真有行政文件可以不纳入“管理体系”受控,也只可能是一部分党群工作文件,而大量的行政工作文件仍需纳入受控管理,只不过在认证审核时不必一定提供给外审员。
123
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JOE HUI
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原文由 123(m3149125) 发表:
需要有分发号
你需要的理由是?
JOE HUI
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原文由 en_liujingyu(en_liujingyu) 发表:
  我在另一个主题帖中说,文件是实现测量过程所必须依据的东西,因此根据国家“测量设备”的定义,本质上属于测量设备,管理模式完全与测量设备的管理模式相同。所谓“发放号”有的单位也叫“受控号”,本质上相当于测量设备的计量编号,每一个测量设备必须具有自己唯一性的计量编号,不能与其他测量设备计量编号相重,文件也是如此,文件也应该有属于自己唯一性的“受控号”,与不同名或同名的文件编号不能相重。计量编号和文件受控号相当于它们的“身份证号”,完全是为了方便识别和管理,同一种文件,哪个文件发到了哪个人使用,修改时哪个文件还没有修改到,更新换版时哪一个文件还没有回收,文件报废了哪个文件还没有销毁,等等,如果每一份文件没有唯一性“受控号”,就会造成文件管理的混乱。
  实验室的受控文件分为两类,一类是行政文件,一类是技术文件。行政文件绝大多数与“管理”有关,“管理体系”的重点在“管理”,把“行政文件”排除在管理体系受控范围之外是错误的。“实验室管理体系”除了大量的技术文件(包括标准、规范、规程等),还有大量的行政管理文件,例如采购管理办法,人力资源管理办法,物质资源和信息资源管理办法,实验室安全和环境条件管理办法,各项工作检查监督考核办法,合格供方管理办法,合同评审规定,工作目标文件等等,可能已成为“管理标准”,更多的尚在“红头文件”阶段。这些文件虽然不属于技术文件,但“不作为实验室的受控文件”管理,将使“管理体系”的运行管理混乱不堪。如果真有行政文件可以不纳入“管理体系”受控,也只可能是一部分党群工作文件,而大量的行政工作文件仍需纳入受控管理,只不过在认证审核时不必一定提供给外审员。
感谢老师,通过您的解释,文件发放号的重要性不言而喻