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主题：【已应助】说下 你们的文件发放回收工作都是怎么做的？

浏览0 回复15 电梯直达
fond
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发表于：2021/03/31 09:45:07 楼主 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
一直觉得文件发放回收这个工作，繁琐且易出错，

目前的做法是，每个月把更新的文件目录打印出来，然后找相关人员签字，

繁琐是，要去翻上一版本的文件发放记录，然后找相关人员签字到回收一栏，

现在就经常发现有漏签的字，然后又要重新去找他们签字，尴尬

请问，大家是如何做的，怎么做才能更高效些？
推荐答案：Rich-C回复于2021/03/31
可以在文件控制程序中规定好，旧版回收统一由综合管理部人员执行并签字。打个比方：综合管理部按照质量负责人分发号发给我A1版质量手册，我在接收时签字，回收A0版这个操作就不用我签了，就不会出现你说的漏签情况。
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石头雨
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2021/3/31 9:58:35 沙发 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
打印的同时留存一份电子版的，通过电子版本的查找。上面可以打印页码之类的标识。
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JOE HUI
xurunjiao5339
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2021/3/31 10:00:38 板凳 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
文件发放回收这个工作有专人负责，电子档和纸质档同步进行
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oscar_2007
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2021/3/31 10:01:56 马扎 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
你先把要签名的名字表格一起放到文件回收发放的记录里，让需要签名的按着自己对应名字签就好了，
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未来工程师
v3214185
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2021/3/31 11:47:00 地毯 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
定规矩，领用签字，未签字即公示，并写小结，开会时读一遍。 操作几次后，大家就做好了
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佑
v2967748
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2021/3/31 13:26:01 地板 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
有OA或者钉钉或者企业微信吗，我们规定公司管理体系文件统一交由质量部在钉钉群文件里发布，文件均为PDF格式，并设置禁止下载、打印等功能，设置密码保护，文件发布时也会通知到相应人员，所有人员均有权限在钉钉上阅读有效版本文件，原则上不发放纸版文件，发放纸质文件的话发放和回收都相当头疼。
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检测老菜鸟
v3295053
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2021/3/31 13:41:20 6楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
发放的也是受控文件，受控的东西当时发放、回收都要签名确认，怎么还有补签这一说呢。
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Rich-C
Insm_7a63404f
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2021/3/31 13:54:17 7楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
可以在文件控制程序中规定好，旧版回收统一由综合管理部人员执行并签字。打个比方：综合管理部按照质量负责人分发号发给我A1版质量手册，我在接收时签字，回收A0版这个操作就不用我签了，就不会出现你说的漏签情况。
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肖十一郎
v2746914
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2021/3/31 16:45:28 8楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
我们是以旧版本的文件换取新版本文件，对发放建立发放及回收台账，先签字旧版本，才能领取新版本！
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nemo001
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2021/3/31 18:12:11 9楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
领用签字。收回就一个文件负责人签字
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路云
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2021/3/31 22:01:56 10楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 佑(v2967748) 发表:
有OA或者钉钉或者企业微信吗，我们规定公司管理体系文件统一交由质量部在钉钉群文件里发布，文件均为PDF格式，并设置禁止下载、打印等功能，设置密码保护，文件发布时也会通知到相应人员，所有人员均有权限在钉钉上阅读有效版本文件，原则上不发放纸版文件，发放纸质文件的话发放和回收都相当头疼。
对于涉密企业，这种方式不太符合保密的相关规定。因为涉密场所不允许使用无线通信设备，以及未注册备案的便携式移动存储设备。
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