主题:【第十四届原创】检验合同的评审和管理

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yanli197604
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检验合同的评审和管理

合同是实验室进行检验的重要依据,也是客户对需求或要求的书面体现,实验室通过对要求、标书和合同进行评审和管理,明确客户的要求,选择适宜的检验方法,确定满足客户要求的能力,因此,实验室应认真对待检验合同的评审和管理。

合同形式一般有两种:一是,口头的要求或协议;二是,书面的要求、合同或协议。要做好合同评审和管理,应从以下几个方面做起。

1 客户要求的确定

实验室合同管理人员对客户明示的要求进行确认并识别客户潜在的要求,包括习惯上隐含的、无须明示的要求,以及必须遵守的相关法律法规、相关国家和行业标准的要求。实验室合同管理人员就客户要求与客户进行沟通以达成共识,将要求在检验通知单中进行明确,以防止影响检验的最终质量。承接新检验项目需报实验室最高管理者批准。客户不提具体要求时,实验室合同管理人员负责向客户给予详细介绍,以满足其实际需要。

2 评审和管理内容

实验室最高管理者组织相关人员对特殊要求检验合同的草拟合同进行评审和管理,评审和管理从以下方面着手:技术要素;是否具有相应的检验能力;包括所用方法在内的要求是否被充分地规定文件化并易于理解;选择适当的、能满足客户要求的检验方法;财务要素;合同交付要素;法律责任要素;样品要素,包括样品的选定、运输、保管、制备、准备、返回和处置;保护机密信息和所有权要求;双方放弃权利和要求的声明;传送检验结果的要求;根据检验结果提供评价意见和建议的要求;合同变更或偏离的要求;其他要求如在检验报告中给出测量不确定度的要求等。

3 评审和管理实施

3.1 评审和管理时机

为保证合同评审和管理的有效性,所有评审和管理工作均需在要求、标书、合同承诺或签定以前完成。

3.2 评审和管理方式

常规检验合同,实验室合同管理人员认真核查送检资料的完整性、准确性,确认检验通知单内容无误,同时实验室合同管理人员需与客户商定并记录有关样品准备的要求和检验完毕后样品处理方式。双方在检验通知单上签字确认即视为合同评审和管理。检验通知单一式三联, 第一联客户留存,作为领取检验报告和领回,样品的凭据;第二联由实验室合同管理人员留存待查,第三联作为检测室检验计划指令。特殊要求检验合同,实验室最高管理者组织相关人员进行评审和管理,保留评审和管理记录。根据评审和管理结果,实验室最高管理者决定是否签订合同。客户口头提出的要求,质量负责人组织人员用专业术语整理成书面材料。在评审和管理过程中,质量负责人与客户及时沟通,并在合同签定之前得到双方确认。经过评审和管理的特殊要求检验合同需在合同、协议登记表上登记。合同内容需以实验室和客户双方均能接受为原则。

总之,实验室对合同的评审和管理工作应进行详细规定,实验室或客户提出修改合同时,实验室最高管理者应当及时组织有关人员进行评审和管理,修订合同;实验室的质量负责人通知与合同修改内容有关的所有人员。合同执行中如遇到对合同要求的任何偏离时,质量负责人应及时向客户进行通报,以保证能得到客户理解或更改要求。
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