主题:【第十四届原创】以标准控制为例说说文件管理的那些事

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石头雨
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前言

检测标准作为实验室的基本技术文件,其含金量自不必说,所以标准的控制显得尤为重要,下面就以标准控制为例,说一下文件控制的一些细节:

对于文件管理来说,实验室文件分为内部文件和外部文件,内部文件基本包括质量手册、程序文件、作业指导书等以实验室为中心编制的文件。而外部文件则是通过网络、购买、客户提供等形式获取的文件统称为外部文件,而标准的获取恰恰符合外部文件的范畴,故标准的控制应按照外部文件进行管理。

1. 标准的获取

标准既然是外部文件,其获取途径也有多种,对于客户标准自然由客户提供;购买的标准由供应商提供;而有些标准则可以通过网络获取,比如认可规范之类的可由官方网站提供。



1—各式各样的标准获取途径

2. 标准的转化

标准的获取途径多种多样,自然标准的类型也不少,有些是“拿来即用”的国语版本,而有些原版却是外文。对于实验室来说,毕竟懂外文的人很少,尤其是懂各国外文的人是更少,所以为了检测方便还是需要将外文翻译成国语版本,自然文件的形式也是各式各样的,可以是国语标准(这种情况与外文一块发放),也可以编织成作业指导性文件,只有这样检测员才能够方便使用。



2—“万变不离其宗”的国语标准翻译

3. 标准的编号

标准既然需要控制,那么就得有受控编号,这是外部文件控制的重要一步,因为来自外界的文件五花八门,只有实验室自己分门别类的分好类,编号好才有利于标准管理。有的实验室按照用途、有的实验室按照获取时间,但不论哪种分类方法都是以有利于实验室查找为目的,同时,实验室应该注意标准的编号要有“唯一性”,这样才能够快速、准确查找。



4. 标准的发放

标准的发放是对标准存储的一个登记,每一个标准都会有一个发放编号,这个编号表明该标准的第几份,由谁保存,也会标准份数的一个区分。



注:标准编号F001”代表纺织标准序号为01的标准,“01”代表编号F001的同类外部标准的第1份标准。

3—标准编号及含义

5. 标准的换版及修订

标准在使用中可能会因为有些不适宜的条款或内容,而由标准发布单位进行换版发放,这种信息会定期或不定期的发布在官方网站,因此实验室必须建立查新制度或程序来定期或不定期从相应的国际网站进行查新,对查新的标准进行重新翻译、确认、宣贯和实施。



4—用于标准查新的网站实例(工标网)

6. 标准的作废

标准既然更新,那么旧标准就要随着作废,文件的作废可由几种情况,一种是直接销毁,另一种对于有留存价值的要保存。不论那种形式,现场不允许出现作废文件,即使有也要加盖作废章,留用的可以加盖“作废留用”的字样。



5—带有作废标识的标准

总之

不论用那种形式进行文件管理,其目的只有一个就是管理,管理的目的就是方便查阅、减少混淆、有效使用,所以只有把握好这个细节,相信文件控制一定能做好。
该帖子作者被版主 zal10积分, 2经验,加分理由:鼓励原创
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很多标准因控制不当出现了很多不符合,所以要严格控制。
Ins_974e39f9
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石头雨
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原文由 Ins_974e39f9(Ins_974e39f9) 发表:文章写的真好!值得点赞!!
谢谢楼上。希望对大家有帮助。
JOE HUI
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外来文件控制非常重要,审核时候碰到过同事拿个作废的外来文件被评审老师看到事例
石头雨
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这种情况很容易开不符合。我们也遇到过,虽然盖了作废章啊,但是没有加盖保留文件的章,也被开了不符合。
hou1210
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原文由石头雨(baby073125)发表:这种情况很容易开不符合。我们也遇到过,虽然盖了作废章啊,但是没有加盖保留文件的章,也被开了不符合。
属于现场有作废文件,不能保证标准现行有效。
hou1210
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原文由JOE HUI(xurunjiao5339)发表:外来文件控制非常重要,审核时候碰到过同事拿个作废的外来文件被评审老师看到事例
这不找事吗?
JOE HUI
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原文由 hou1210(hou1210) 发表:这不找事吗?
没办法,碰到冒泡的同事也无耐
石头雨
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