主题:【第十四届原创】实验室文件管理中如何处理已作废但需保留的文件?

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石头雨
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前言

文件管理包含了文件的查新、宣贯、发放、作废等一系列工作,对于作废的文件实验室需要做销毁处理的,但是有的确需要保留,而什么样的文件需要作废保留,什么样的文件直接销毁那?说实话这个没有固定的标准,只要实验室觉得有用,日后可能会溯源这种情况下就需要做保留。

1. 需要保留文件的类型

对于已作废文件的保留应充分考虑其保留价值,一般是根据实验室的情况而定,具体可包括(但不限于)以下几种情况:

1.1 能够体现体系文件修订过程的文件:对于这种文件一般针对换版的文件,对于换版后已正常使用的文件来说,上一个版本自然作废了,但是相对于实验室来说,旧文件呈现的是整个体系文件的一个变迁,不论是从内容来看还是从结构的变化来说都有一定的参考价值,所以旧版的体系文件,实验室应该保留一套完整的。

1.2 具有研究价值的数据:对于实验室来说,承担的不只是检测业务,还有一些对标准的研究、数据的统计,通过研究统计发现一些检测规律,而这些文件是无期限限制的,随时都可以查阅,通过查阅可以发现一些新问题,新思路。这类文件需要保存。

1.3 可溯源资料:实验室人员流动是正常的、设备的更新换代也是必不可少的,所以对于离职人员及废旧设备的资料保存也是很有必要的,因为人员和废旧设备的档案呈现的是经历过检测过程的一种因素判定,这种资源不但对于CNAS审核等有需要,对于实验室的查阅来说也是一种重要的资料。

1.4 标准的储存:对于废旧标准来说,新标准实施旧标准自然要作废,而随着标准的更新换代有些现行标准中因为引用文件的使用而修订相对滞后,在这种情况下,一些旧标准还是需要做短期的保留的,所以,这类文件也应该作废留用。



1—认可准则中对文件的保留规定

2. 保留文件的保存形式

文件的保存形式要考虑实验室实际用途,还要防止实验室混用,一般实验室的作废文件,在现场适用时都要加盖“保留文件”+“作废文件”,这样一来对现场人员起到了提醒作用。同时,为了保险起见结合查阅的方式,实验室可以以下几种方式进行保存:



2—作废留用文件要注意管理细节

2.1 存档保存、现场借阅

对于一些不太常用的重要文件,比如作废体系文件、作废设备及人员档案等,这类属于技术性文件也属于保密文件,所以实验室只保留一套完整的文件即可。又因为实验室查阅的频次较低,所以建议实验室存档保存,建立借阅登记表,只有经过管理层批准才能查阅,这样的话即防止文件混淆又做到了保密。



3—报名文件应慎重借阅

2.2 文件发放,授权使用

这类文件主要是使用较频繁,且供一线员工使用,比如作废标准的使用。对于这类文件的使用实验室可以发放授权,将作废文件授权给有限的几个人使用,这样既有利于监督控制又有利于责任查找。



4—文件发放,授权使用

2.3 电子保存、批准查阅

对于电子文件的使用一般是针对汇总性的数据性文字,这类文件一般用于管理人员,所有可以由领导层批准后电子查阅,这样的话就减少了现场作废文件的使用几率,减少文件混淆的风险。



5—电子文件可网上查阅

结束语

作废文件的使用是一个带有风险性的工作,实验室不但要保证检测需要,更应该在监督、监控及管理方面做好控制,以保证文件的有效顺利运行。
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一般留存的文件大部分是需要溯源的或者备查的资料。