主题:【第十四届原创】细述记录与文件两“同胞兄弟”的不同

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石头雨
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前言

记录和文件作为体系管理中的资料,也可以算是同胞兄弟了;但是,什么样的资料算记录,什么样的资料叫文件?估计很多人员容易混淆,下面就从以下方面细数一下记录与文件两“同胞兄弟”的不同

一、时间点不同

说起记录和文件,因为两者的作用及目的不同所以先后顺序是不一样的。对于文件来说主要是起到指导作用,告诉大家如何做,一般是在工作之前经批准后发布使用,来保证其有效性。而记录则是记录的某些活动(注:在这里没有特指检测活动,所以说记录并不单只检测原始记录,还包括质控、核查、监督等活动的记录)的结果,是当时客观事实的陈述,所以说,在这类文件应该是“哥”、记录应该叫“弟”。



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二、修改要求不同

作为支持体系运行的指导性资料,其有效性保持至关重要,所以文件是可以随时修订,不但完善的。但是对于记录来说因具有可溯性,其形成过程中是可以修改的,一旦形成就不许更改。



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三、保密要求及方式不同

对于文件来说根据用途和发放的范围可分为有保密要求和无保密要求两种。而记录则不但要求保密,还应有适当的安全防护措施。对于保密措施可设置密码纺织未授权人修改;同时对电子记录进行备份,防止意外丢失。



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四、控制方式不同

对于文件的控制需要按照文件控制程序执行,对修改文件标注修订状态,并发放登记。而对于记录来说也要按照记录控制程序来执行,但无需发放。



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五、文件和记录是有一定的区别的,但是有些人可能会问了对于填写记录的空表来说是属于记录还是属于文件。其实对于文件和记录的区分还要看其使用状态,对于已被替代(或修改)的文件为记录。而用于记录数据的空白表格应为文件,当表格中填写了数据则表格便成了记录。



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结束语

记录和文件同是体系中的资料,只有分清两者的不同,才能做好控制,不只有混淆。
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记录和文件本来就不是一回事,一个是点8三层次,一个是第四层次文件。
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问件和记录一个是现场记录,一个是前期编制。
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