主题：【分享】文件控制和管理程序

1  目的
对本公司使用的文件进行有效控制和管理，确保使用的有效性。
2  适用范围
  本公司各类文件的管理。
3  职责
本公司的所有文件应由办公室负责管理，资料员负责分类、登记、编目、归档、保管工作，各室和全体人员均要做好文件资料的保管工作，确保其完整性，各室根据具体需要可保留复印件。
4  工作程序
4.1  文件包括：上级下达文件（包括政策、法令、法规、规定），本公司外发文件、质量体系文件、技术性文件。
a 国家、行业部门、地方下达的政策、法令、法规、规定；
b 上级下达任务的有关文件；
c 发出的各类文件；
d 质量手册、程序文件；
e 作业指导书和各类质量记录；
f 技术标准、相关标准、参考标准（国外的和国内的）；
g 教科书、通知、备忘录、软件、图纸、计划等。
4.2  上级下达文件应由资料管理员登记、编号后填写《收文登记表》，由相关领导阅读批示。资料管理员根据批示进行归档或一定范围内传阅后归档。
4.3  内、外发文件由有关室或项目负责人拟稿、填写《发文稿纸》，经领导批准后办公室负责内、外文件发放。资料管理员进行登记，填写《发文登记表》，并将发文稿及正式文件一份存档。
4.4  质量体系文件和技术性文件
4.4.1  内部使用的质量手册、程序文件由质控室组织起草，质量主管审核、主任批准；作业指导书、记录等由有关室人员起草，技术主管审核批准。
4.4.2  质量手册、程序文件和作业指导书、图表、记录在实际运作中可以进行修改，以保证其现时有效性，应由文件更改提出人或提出部门填写《文件更改通知单》，修改或补充的内容由办公室进行标准化审查和予以编号等文字整理工作，然后报主任或技术主管批准生效，但在批准前，仍按原文件执行。修改后的文件由办公室负责发放，同时收回原文件。质量手册和程序文件修改，采用修订页的办法进行，修订时文件版号不变，修订次数和实施日期等作相应修改，同时填写修订页，修订后将正式文件替换修改文件，被修改文件应作废、回收。
4.4.3  在各室存放或使用的质量体系文件均应为有效受控版本。具体办法是在文件首页加盖“受控”章并编号，由办公室负责发放，相关室人员应在《文件发放清单》（受控清单）上签字，签字记录等应归档、保存，如该文件已无效，应加盖“作废”章，并作相应记录，归档，对作废的单行本标准、规范或检定规程实施细则应立即收回，若是综合本，应作出明显标识，具体办法是在每页作废文件上加盖作废章，以防误用，作废的文件应由办公室负责收回，收回时应在《文件发放清单》中记录收回日期并签名。
4.5  软盘文件的保管
  存入电脑的文件由资料员归档登记，负责统一整理，然后复制成U盘或光盘，为防止文件丢失，存入U盘的文件应有备份。
4.6  文件的处理
4.6.1  上级下达文件和外发文件应保存5年，与质量体系、组织机构相关的文件可作永久性保存。各种法令、法规、政策、规定保存期保存至有效期过后两年。
4.6.2  检测实施细则、仪器操作规程、国家标准、行业标准、规范作为永久性资料保存。有效版本与作废版本应分开存放，并有明显标识。
4.6.3  质量手册、程序文件及各类质量记录表格、图表等，应作为永久性资料保存，其发放及回收应有登记造册手续，人员调离或退休必须回收手册，手册换版后旧版作废，并按原发放编号收回，收回的旧版手册可按规定销毁。
4.6.4  保存期满的文件由办公室分别列清单，填写《文件处理单》，报质量主管批准后由办公室销毁，对继续保存有价值的档案，可延长保存期，并注明延长期。
4.7  文件的借阅、领取
4.7.1  文件资料仅为检测工作服务，非本公司人员一般不得借阅和复印，如确有需要应征得质量主管同意，由借阅人填写《文件借阅单》。
4.7.2  内部人员根据工作需要借阅或复印文件时，经技术主管同意后办借阅、复印手续，用毕及时归还，不得携离、转借，不得拆散、破坏或删改。
4.7.3  本公司人员需领取有关质量文件时，应向办公室申请，经主任同意后签字领取，领取的文件必须是受控、有效的文件。
5  相关附件
5.1收文登记表        FZJC/CX02-FB01-2009
5.2文件处理单        FZJC/CX02-FB02-2009
5.3文件发放清单      FZJC/CX02-FB03-2009
5.4文件更改申请单    FZJC/CX02-FB04-2009
5.5文件更改通知单    FZJC/CX02-FB05-2009
5.6文件借阅单        FZJC/CX02-FB06-2009
5.7会议签到表        FZJC/CX02-FB07-2009
5.8会议记录          FZJC/CX02-FB08-2009