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主题：【已应助】对具有唯一性受控编号的记录还需要加盖受控章吗？

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发表于：2024/04/06 11:01:40 楼主管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

对具有唯一性受控编号的记录还需要加盖受控章吗？

推荐答案：JOE HUI回复于2024/04/06

有受控编号记录的格式是受控文件，这些格式需要审批。只需将审批的盖受控章存档，且要发放给相关部门的盖受控章。
印刷后用于填写记录的不用盖章，填写后那是记录就不是文件了。

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JOE HUI

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2024/4/6 21:04:58 沙发管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

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ztyzb

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2024/4/6 22:50:01 板凳管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

版主，并不需要的，参考如下

受控文件是否需要盖章，确实要视情况而定。对于那些需要实验室内部人员修改的文件，盖上“受控文件”的印章是必要的，这其中也包括文件管理员自己使用的文件。这个印章的内容，包括受控级别、受控编号、受控起始时间、作废时间等，能够完整呈现文件的控制情况。
而对于各类记录、档案，如原始记录、报告/证书副本、设备档案、人员技术档案、计量标准档案等，它们只需要按照档案管理办法进行编目归档，并不需要在每份文件上加盖“受控文件”章。这主要是因为这些文件在受控检索管理的过程中，它们的格式已经得到了有效的控制。

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2024/4/7 6:46:39 马扎管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

不需要盖章

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很沉

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新手级：新兵

2024/4/7 13:19:15 地毯管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

首先呢，体系并没有对受控章进行要求。但需要你控制和管理，只要你确保自己的记录格式是受控的就可以。
其次呢，所有记录文件都是具有唯一编号的。这并不是不受控的理由。
最后呢，受控章是对现场文件是否进行了违规复制和违规修改的一种控制手段。原始记录从我的理解上是不需要受控章的。

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禾苗

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2024/4/9 9:42:03 地板管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

需要。准确的说是记录的模板需要受控。
当一份记录模板编制完成，给与唯一性编号后。就应该打印一份出来盖受控章，填写受控编号，存档作为原始基础。之后的复制件就不需要盖章了。直到当前版本的记录做出修改或作废。
实际工作中一份记录有唯一性编号就能保证完全受控或者完全区分于其他记录吗？实际工作中经常有模板类似，只是存在较小差别的两种记录，如何保证区分？当然是靠最开始保存的那份盖受控章的记录文件。特别是对于那些日常用于打印是电子文档是word版本的。这类文件极易被修改。
初始盖章保存问基础文件的目的不是文件不会被修改，而是当你的记录文件出现混淆、错误时，你可以分得清那些是对的、那些是错的、那些是从什么时候开始错的。
这属于预防性的措施。其他类似的文件也应当采取这样的操作。你不可能保证你的运营中永远不会出现文件混淆或同一编号但有两个类似模板的情况。

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