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主题：【第十七届原创】新旧标准并行使用的情况下，实验室如何对文件进行控制？

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追梦
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仪器达人发表于：2024/08/16 19:32:25 楼主 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
维权声明：本文为Ins_76172960原创作品，本作者与仪器信息网是该作品合法使用者，该作品暂不对外授权转载。其他任何网站、组织、单位或个人等将该作品在本站以外的任何媒体任何形式出现均属侵权违法行为，我们将追究法律责任。
前言

随着实验室认可状态下，标准使用的复杂化，部分实验室为了满足特定情况下的客户需要不得不将旧标准的认可能力持续下去，这样的话就出现了新旧标准在实验室内并行使用的情况，然而作为文件的控制主体单位-实验室应该如何对文件进行控制，下面作为实验室的文件管理者表达一下自己的看法。

图1—因特定客户需要而维持旧标准能力的认可范围



作为实验室文件的管理者，实验室首先要保证的是标准文件的最新有效性，而作为特定客户需要而保留下来的旧文件，显然是不符合标准使用最新有效性的需要的，所以文件应该是作废的，所以首先对于这类文件应该加盖作废章。

图2—加盖作废标识的文件



既然作废就应该做销毁处理，而旧标准却还要保持，这种情况下销毁的话肯定是不合适的所以要保留该文件，所以现场的文件应该加盖“保留”标识，以与现场的有效文件做明显区分。

图3—作废保留的文件



对于文件控制的管理者来说不论是新标准还是旧标准都应该处于可控的范围内，新标准经过查新、验证、实施过程中受控是没有问题的。但是对于旧标准的受控，实验室又应该如何处理？要受控但肯定又需要与现行文本作区分，所以，我的做法是保留旧文件的受控编号及受控标识，再此基础上加盖“作废”及“保留文件”的标识。而对于现行的文件自然要比作废留用的文件少了“作废”及“保留文件”的标识，同时，受控编号也应该做相应的区分，怎么区分？如何区分？则要看文件的控制程序。

图4—程序文件中对需要保留文件的规定



总体的流程下来我认为，实验室如果确实需要保留作废文件的话，首先应该在相应的程序文件中做规定，对作废文件的受控编号与现行的文件受控编号作区分，然后对现场使用的文件也要与现行标准的文件做区分，可以是“作废”+“保留文件”标识联合使用，也可以做单独的标识，这个也是要看程序的规定了。

总之

文件的管理，新标准也好，旧标准也罢，只要在实验室内部体系中运行使用，就应该受控。而对于旧标准的使用管理，不但要符合实验室的流程，更应该符合CNAS要求。
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路云
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2024/8/16 20:17:58 沙发 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
      既然盖了“作废”章，就不应该再出现在使用现场。“保留文件”标识的意思，可以理解为不销毁，存档用于历史记录的备查，不允许在使用现场出现。
      个人建议，在新旧标准共存的情况下，旧标准不应盖“作废”标识章，仍然应该保留原有的“受控章”及“受控编号”，只需加盖“限用章”标识，说明限用范围即可。这样操作，出现在使用现场就完全没有问题，也不会产生误用或理解方面的歧义。
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2024/8/16 20:19:40 Last edit by luyunnc
检测一家亲
hou1210
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2024/8/16 21:06:32 板凳 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
应该是留用吧。
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追梦
Ins_76172960
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2024/8/17 6:13:55 马扎 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 路云(luyunnc) 发表:            既然盖了“作废”章，就不应该再出现在使用现场。“保留文件”标识的意思，可以理解为不销毁，存档用于历史记录的备查，不允许在使用现场出现。            个人建议，在新旧标准共存的情况下，旧标准不应盖“作废”标识章，仍然应该保留原有的“受控章”及“受控编号”，只需加盖“限用章”标识，说明限用范围即可。这样操作，出现在使用现场就完全没有问题，也不会产生误用或理解方面的歧义。
说的有理，这种情况也应该受控才对啊。
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独行者
baby073125
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2024/8/17 13:36:13 地毯 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
主要是管理，不是盖几个章那么简单。
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m3332140
m3332140
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2024/8/17 20:10:48 地板 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
并行使用的情况不多吧。
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路云
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2024/8/17 22:48:24 6楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 独行者(baby073125) 发表:
主要是管理，不是盖几个章那么简单。
      管理的核心就是受控，受控的体现形式就是标识。
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路云
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2024/8/17 22:49:21 7楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 m3332140(m3332140) 发表:
并行使用的情况不多吧。
      检测领域这种情况还不少。
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燕子
Insp_79b3cc47
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2024/8/18 0:16:33 8楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
我的建议是旧标准加盖“参考文件”章，有时实验者还可能对新旧标准加以比较，做标准变更方法证实，找出新旧标准的不同点，还要做新标准的培训，这个时候旧标准不能做作废销毁处理，有可能还要用到。受控章一般只有受控，作废和参考文件三种形式，多余的章比较乱，不便于管理。
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金坷垃
xinye1210
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2024/8/18 5:17:44 9楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
这种情况更应该注意文件的控制。
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Ins_974e39f9
Ins_974e39f9
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2024/8/18 10:16:05 10楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
对于旧标准的使用管理，不但要符合实验室的流程，更应该符合CNAS要求。
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手机版： 新旧标准并行使用的情况下，实验室如何对文件进行控制？
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