职务说明书的编写
企业应该把职务说明书的编写工作作为企业现有岗位的一次大盘点,或者说是一次业务流程的重组,从而明确各岗位的职责与权限,规范工作流程,以实现科学管理的目的。职务说明书编写的过程,其实是对企业业务流程重新认识的过程。一套科学、规范的职务说明书能对企业的各项工作及人力资源管理的其他工作提供依据。根据企业的发展战略来进行组织结构设计,根据组织结构设计来进行职能分解,根据职能分解来做岗位设置,根据岗位设置来做工作分析和岗位研究,最后形成职务说明书。
在开展职务说明书的编写工作之前,人力资源经理应和高层领导进行讨论,使高层领导率先树立岗位责任意识,对各项工作实行归口管理,改变自由随意的管理风格。编写过程中,各部门的主管和员工应积极配合,人力资源部为其提供编写技术的培训、指导和审核。人力资源部可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法,进行认真的工作分析和调查,了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。行业的发展、企业的变革会给岗位提出新的要求。因此,企业编写出规范的职务说明书后,还应建立起职务说明书的动态管理制度,由专人负责管理更新。
在与高层领导取得共识、进行必要的宣教后,接下来要做的就是岗位信息的调查。岗位调查是以工作岗位为对象,采用科学的调查方法,收集各种与岗位有关的信息的过程。岗位调查必须采用科学方法认真进行,确保材料的真实性、可靠性和完整性。岗位调查是职务说明书编写工作的重要组成部分,只有做好这项工作,职务说明书的编写才能顺利进行。