需要。准确的说 是记录的模板需要受控。
当一份记录模板 编制完成,给与唯一性编号后。就应该打印一份出来 盖受控章,填写受控编号,存档作为原始基础。之后的复制件就不需要盖章了。直到当前版本的记录做出修改或作废。
实际工作中 一份记录有唯一性编号 就能保证完全受控或者完全区分于其他记录吗?实际工作中经常有模板类似,只是存在较小差别的两种记录,如何保证区分?当然是靠最开始保存的那份盖受控章的记录文件。特别是对于那些日常用于打印是电子文档是word版本的。这类文件极易被修改。
初始盖章保存问基础文件的目的不是文件不会被修改,而是当你的记录文件出现混淆、错误时,你可以分得清那些是对的、那些是错的、那些是从什么时候开始错的。
这属于预防性的措施。其他类似的文件也应当采取这样的操作。你不可能保证你的运营中永远不会出现文件混淆或同一编号但有两个类似模板的情况。