主题：【第十二届原创】浅谈我们实验室关于报告的管理要求

浅谈我们实验室关于报告的管理要求

实验室的最终产品是报告，为了确保实验室的检测报告能以准确 , 清晰, 明确和客观地报告每一项检测或一系列的结果, 并符合检测方法中规定要求，我们需要加强对实验室报告的管理

首先我们需要明确相关人员的职责

1.1质量负责人：负责检测报告质量的监督抽查。

1.2报告签署人：对已经编写完成的报告进行核对及批准。

1.3监督员：负责检测报告的质量监督。

1.4报告编写员：负责检测报告的拟制以及修改。

1.5文控管理员：负责检测报告发放、存档管理。

具体的运作程序

2.0检测报告内容要求

2.1检测报告的内容应包括客户要求的、说明检测结果所必需的和所用检测方法中所要求的全部信息。应包含以下内容：

a. 标题名称：检测报告。

b. 实验室名称和地址、电话、传真、邮政编码。

c. 报告编号，见5.1.2要求。

d. 检测申请方名称和地址。

e. 检测方法的识别。

f. 检测样品描述，包含样品标识、样品状态、接收时间和检测时间。

g. 检测程序的说明。

h. 检测结果说明（适用时，包括测量单位）。

i. 检测人、报告签署人的职务、名字和签名，及化学实验室加盖红色“XXX”印章标识。

j. 检测声明，包括检测结果仅与被检测样品有关的声明(说明)。

k. 检测报告页码和报告结束的标识或说明。

l. 当与外部客户达成协议后，以上内容可适当的简化，但应保证所简化的内容被合理记录、保存并可以随时调用。（如可略去实验室名称、地址、电话、传真、邮政编码、检测地点、申请方的地址等）

2.2实验室检测报告编号

检测报告由实验室统一编号，报告编号不得重复,报告的编号原则如下:

      X      XX  XX    XXX    X

      A        C    D      E      F

A ---爲X實驗室，化學測試報告用A表示         

B ---爲報告的年份，如2019年，則19

C ---爲報告的月份，如10月，則是10 

D ---為報告的日期，如17日，則是17

E ---為報告的測試序號           

F ---检测報告版本號A,B,C,……

注:首次出示報告無F項， F項中为A,B,C,……分別代表第几次修訂,如果F 项中为1.2.3……则代表为该报告的第几份支持报告.

2.2 检测报告的编写

2.2.1 检测报告由报告编写员按照规定的内容和格式进行编写。检测报告的格式应设计为适用所进行的各类检测项目，并尽量减小产生误解或误用的可能性;检测报告如需使用图片、图表附加说明时，则应在适当处标明。

2.2.2 检测数据描述

应准确、清晰和客观地报告每一项检测或一系列的检测结果，并符合检测方法中规定的要求。

备注：如包含有分包方提供的检测结果时，应在此处标明是分包方出具的数据。分包方应以书面或电子方式报告结果。

2.2.3 量值数字、单位表示

测量结果一般采用阿拉伯数字表示数值，依照GB/T 8170-2008《数值修约规则与极限数值的表示和判定》进行有效数值修约，并注明测量单位。如果检测方法中检测结果表达方式有特殊要求时，则按其规定要求来表示。

当检测结果低于检出限，应在检测报告中提供检出限的数值。

2.2.4 附加信息

  当需对检测结果做出解释时，或申请方有要求时，或检测方法有要求时，应在报告备注栏处注明，包括但不限于以下内容：

a．对检测方法的偏离，以及环境条件的差异；

b．评定测量不确定度的声明；

c．内部质量控制结果；

d．申请方的特殊要求。

2.2.5 当检测报告包含意见和解释时，应把做出意见和解释的依据制订成文件。意见和解释应在检测报告中被清晰地标注。检测报告中包含的意见和解释可以包括（但不限于）下列内容：

a.关于结果符合（或不符合）要求的意见陈述；可以用“Pass”(合格)、“Fail”(不合格)和“Apt-Fail”(接近不合格)等语句表示

b. 合同要求的履行；

c.如何使用结果的建议；

d.用于改进的指导。

许多情况下，通过与客户直接对话来传达意见和解释或许更为恰当，必要时，应形成文字记录。

2.3 检测报告的核对及批准

2.3.1 由报告签署人对已经编写完成的报告进行核对及批准。

2.3.2 检测报告的核对包含以下内容：

a. 检测报告的完整性；

b. 检测报告与检测记录的一致性；

c. 检测方法的适用性和有效性；

d. 检测条件的准确性；

e. 检测设备的有效性；

f. 检测结果的正确性和一致性。

2.3.3 报告签署人发现问题后应与检测人员进行确认并协商修改，如意见不一致，最终交由报告签署人进行裁定。

2.3.4 由报告签署人负责检测报告的批准。认可范围内的检测项目，其检测报告的签署人必须具有“授权签字人”资格，才可以在报告上使用CNAS的标志。

2.4 检测报告的发放

由文控管理员将已经批准的检测报告按客户要求方式发送，如果客户要求用电子方式发送报告，应在确认客户身份后，方可发送, 并要求客户以书面或电子形式签收并回执。发送同时在《样品（非成品）流转记录表》或《样品（半制品/成品）流转记录表》上做好发送登记。

2.5 检测报告的补充、修改

2.5.1 在以下情况下可以对发出的检测报告进行补充、修改：

a. 客户投诉且经过技术负责人确认有错误的检测报告；

b. 实验室自己发现发出的检测报告存在问题的。

2.5.2 对于实验室发现检测报告有误的，报告编写员应填写《检测报告修改/补充申请表》，经技术负责人批准后，由报告编写员对报告错误处进行补充、修改、或拟制一份新的检测报告；如检测结果有误，则对保留样品重新检测，然后编制新的检测报告。由文控管理员以电话或书面形式通知客户，将原报告收回，或作废声明，给客户发送新的检测报告。

2.5.3 对于客户投诉检测报告有误的，应按照文件《不符合工作控制程序》进行确认，

如报告确属有误，则按5.5.2节中要求执行。

2.5.4 对补充、修改、重新编写的报告，应包括如下声明：“对XXX编号检测报告的补充/修改”，或其它等效的文字形式。

2.5.5补充报告不另行编号，可在原报告编号后加识别号“B”（补充）表示。

2.5.6已发出的检测报告如需要更正，应及时使用更改报告的方式进行更正，并通知客户，追回原报告。更正报告不再另行编号，而在原编号后加“G”（更正）表示。

2.5.7 对补充、修改或重新拟制的报告，应按本程序的要求进行编写、核对和批准。

2.5.8 修改后的检测报告应发放到所有原检测报告的持有人。

2.5.9 原始报告进行回收，并与《检测报告修改/补充申请表》以及相关支持文件或记录等作为修改报告的原始凭据，一起由文控管理员归档保存。

2.6 检测报告管理规定

2.6.1 参考文件《文件控制程序》要求对检测报告、检测申请单、检测记录、客户修改检测方法的书面申请以及分包检测和其它批准的例行允许申请等有关的文件一起归档保存，保存期为6年。

2.6.2 对于电子档的检测报告应执行文件《计算机和自动设备的软件数据控制管理程序》要求。

2.6.3 实验室保密文件的管理应执行文件《保证公正性和保护客户所有权程序》要求。

2.6.4 检测报告必须经过报告签署人签字批准，且加盖加盖红色印章（参见5.1.1 i条款）标识后方可有效。

2.6.5 本报告未经实验室书面许可，不得复制或部分复制、删除、修改。

2.6.6 未经申请方允许，不得将本报告所含的保密性技术资料向他人泄漏或用作其它用途。