原文由 Insp_51f82a0a(Insp_51f82a0a) 发表:
各位老师,请教下大家平常是如何确保现场在用的文件/表单现行有效呢?
我们机构是把文件上传到云盘上,大家需要的时候就登陆上去查看或者下载的。
但是就会存在员工从云盘上自行下载文件或表单后存在自己的电脑中,等到文件或表单有更新时,他们没及时去下载更新,造成使用旧版本的情况,特别是表单这种情况特别严重,不知道各位老师们会不会碰到这类情况,又是如何解决的呢?
其实在网络环境下,文件受控并不是一件难事,看你怎么去管。首先,不同的人员在网络信息系统平台中都授予了不同的角色与权限;其次,对受控的文件可以制定使用规则。如:只允许调用,不允许下载保存、另存为至本地。调用的表单只允许填完数据后全文打印,不允许打印空白表单或局部打印,也不允许使用截图工具屏幕截图。对于需要使用纸质文档的部门,可以授权文档资料管理人员打印后,盖受控章(含发放编号)后登记备案,由使用部门签收。对于失效的受控文件,文档资料管理人员应及时更新网络环境下的文件,及时收回已废止的纸质文档,做好登记,并加盖“作废”章注销。另外,对于受控的文件/表单,都应该进行版次管理,这涉及到标准化管理部门。