二、规范程序不可简。委托代理协议实务程序并不复杂,主要包括:
⑴调研,采购人确定委托采购代理机构,或被委托的采购代理机构确定是否可以接受委托。
⑵双方商谈代理事项,着重商谈
①是全面委托还是单项委托,以及所包含的具体事项;
②代理费用和付款方式;
③重要要求(如采购物品的质量要求,供货时间等);
④协议变吏、终止的条件和操作方法等。⑶采购双方单位的有权机构审定委托代理协议草稿。
⑷正式签订委托代理协议。对于上述程序,无论是采购人,还是采购代理机构都应当认真履行,一道程序都不能简化,一道程序都不能马虎了事,否则,就容易出问题,小则使委托代理协议流于形式,政府采购达不到预期效果;大则发生投诉,赔偿等。就拿第一道程序来说吧,如果采购人不对将要委托的采购代理机构,进行调研,掌握其代理资格、开展代理采购业务、商业信誉、专业人员、依法缴纳税收和社会保险费等方面的真实情况,就草率确定委托代理关系,弄得不好就会被冒名顶替的采购代理机构套住。
这样的例子,报刊上经常可看到。或者被委托的采购代理机构专业人员水平不高,对所要采购物品的技术要求不懂,使采购效果不尽人意。同样,如果采购代理机构不履行调研程序,不掌握其诚信、采购资金是否筹足等方面的真实情况,就容易被少数不讲信誉或“喜欢”找麻烦的采购人蒙住,以致于所采购的物品旱已到了采购人处,但应付的费用就是被采购人以这样那样的理由拖住要不到。再拿第二道程序中的双方商谈代理费用和付款方式这一小程序来说吧,若双方不预先商谈好,不是正式签订委托代理协议时不顺当,就是将来付款时不顺当。由于篇幅关系,其它两道程序也就不展开论述了。