主题:【转帖】时间窃贼与效率法则

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瓢虫
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但凡中小企业领导者和管理者,肯定都会经常思考这样一些问题:
  1. 我们的经营管理水平是否在竞争对手之上?
  2. 销售总任务能否提前完成,如果赶不上进度怎么办?
  3. 我们产品的市场份额有无增长?
  4. 企业或团队在创新作法上有无进步?
  5. 团队士气怎样?
  6. 员工培训后,专业知识、业务技能有无进步?
  7. 沟通的管道改进了没有?
  要解决好所有这些问题,都会涉及到一个很简单,但同时也非常重要的管理模式:时间的管理。让我们先从一个故事说起。
  一个故事
  有两个到非洲考察的人徒步而行,一头凶猛的狮子朝着他们的方向跑起来。其中一个人马上从袋中拿出运动鞋穿上,另一人见状,只是摇头说:"没用的,你怎么也不能跑得比他快!"穿上运动鞋的人说:"我当然知道,但在这关头,最要紧的是我要比你跑得快。"
  这个故事让我们联想到什么?是的,我们生活在一个激烈竞争,适者生存的商业社会,要继续发展,就不得不参与竞赛。这场竞赛显而易见的对手,可能是你的同僚,你生意上的竞争对手。不过,对你来说,他们都不难应付,最令你感到束手无策的对手往往是时间!
  身处这样的状况,我们无法获得绝对优势,就像故事中的残酷现实:两个人跑得再快,也跑不过狮子。但是竞争社会中的我们,应该怀有另一个人的思想观念:纵使客观情况无法改变,但是我还可以比对手/同伴跑得快,从而减少我们的相对危险系数。
  时间就好比故事里的那头狮子,穿上了跑鞋,也不可能逃开!这就像现实生活中的我们,虽然不断尝试走在时间的前面:做事尽量快一点,把工作时间拉长一点,但长一点以后再长一点,到了极限,心力交瘁,最后还是慨叹一句:"什么也做不到,没有时间啊!"
  所以很多创业者甚而企业的管理者,虽然每天从早到晚,废寝忘食,没有家庭生活、休闲活动,每天埋头苦干,却还经常抱怨没有时间 ,时间不够。忙得团团转,结果却仍然沮丧、无奈、焦虑和懊恼。
  怎么办?焦虑的你肯定急切的想要找到合理的解决办法,事半而功倍。
  在了解怎样管好你的时间以前,不妨先回答以下列几个问题:
  1. 你希望有更多时间做些什么?
  2. 你想在哪一方面少花一点时间?
  3. 你期望自己身上有些什么样的改变?
  4. 了解了时间管理以后,你希望得到些什么?
  思考你的时间价值
  现在让我们来看看你每分钟的时间价值:
  中小企业领导与管理者可以测算出我们时间价值
  每天___________元;
  每小时_____________元;
  每分钟_____________元;
  辨别时间的窃贼
  有效的时间管理需要我们认清各种有形的和无形的"时间窃贼",这样,我们才能对症下药,避免时间的浪费。
  1. 有形的"时间窃贼"
  ①无成效的会议;②他人的干扰;③沟通不充分;④资源不足或资源过多;⑤被迫等人;⑥无关紧要的文件及邮件;⑦交通阻塞;⑧混乱的档案系统;⑨混乱的桌面;
  2. 无形的"时间窃贼"
  ①没有周详的组织和计划;②没有分清轻重缓急;③过于专注细节追求完美;④工作流程太繁琐;⑤善忘,经常丢三拉四;⑥犹豫不决,喜欢拖延;
  我们应该从上述的时间窃贼中不断地去反思检讨,找出更多有效益的时间,帮助提高你的工作效率。
    在此给你提供节省时间、提高效率十五法则
  法则一:制定时间管理计划
  ①计划每月、每周、每日的行程表,在计划上所花的每件事将在实际操作中节省至少3个小时,而且效果会更好。
  ②设定每项活动的完成期限或跟进日期。
  ③制定应急措施,帮助应付意外情况。
  法则二:养成快速的节奏感:不仅提高效率,节约时间,也能给人以良好的作风印象。
  法则三:学会授权
  法则四:高效的会议技巧
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法则五:养成整洁、有条理的习惯
  ①据统计,一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。
  ②保持桌面整洁,桌面上只放当天要用的文件和物品,其他所有文件,物品按固定位置存放,要用时才拿出来。
  ③建立良好的文书档案系统,方便存档及查阅。   
  法则六:专心致志,有始有终
  ①不要让突然而来的想法、主意,影响手头上的工作,应把它记录下来,在方便的时候再考虑。
  ②尽量完成一项工作才开始另一项,切忌有头无尾。
  需时较长的重要项目,应安排大块完整的时间,避免时断时续的工作方式。一是停顿下来费时,二是重新工作时,还需要花时间来调整情绪、思路和状态,才能在停顿的地方接下去干。   
  法则七:简化工作流程
  ①消除不必要的任务或步骤。
  ②合并某些任务或步骤。
  ③同步进行两项或更多的任务或步骤。
  ④将任务或步骤进一步细分。
  ⑤重新安排工作流程,使用更有效的工作方法。   
  法则八:一次做好,次次做好
  ①所有文件、资料只经手一次便处理好,可以采取以下行动之一:
   A.归档 B.执行 C.传阅 D.废弃
  ②切记阅读后不做处理,留待下次再阅读、再处理的重复工作。
  ③保证工作的质量,避免返工带来的浪费。   
  法则九:克服拖延、现在就做
  ① "人并不是因为跑得不快而赶不上火车的,而是因为出发晚了才赶不上的。"
  ②应做而未做的事务不断给人压迫感,拖延者心头不空,因而时常感到时间的压力,使人心力交瘁,浪费了宝贵的时间。
  ③克服拖延的技巧,设定完成日期,制定具体的计划。
  ④安排跟进,设立奖励。   
  法则十:当日事当日毕
  制定每日的工作时间表,每天都将目标、结果日清日新。   
  法则十一:善用零散时间
  ①滴水成河,用"分钟"来计算时间的人,比用"小时"来计算的时间的人,时间多59倍。
  ②零散的时间可用来从事零碎的工作。例如坐车、等人时,就可以学习、思考、阅读、更新工作日程、简短地计划下一个行动等等。
  ③没有利用不了的时间,只有自己不利用的时间。   
  法则十二:利用节省时间的工具
  ① 电话、电子邮件、传真、语音系统、电脑等。
  ② 使用电话时应开门见山,长话短说;打电话前应先列出讲话要点,以免遗漏。
  ③ 需要向一个以上的人传递信息时,应采用电子邮件,以避免重复浪费时间。
  ④ 提高使用日常电脑软件的技巧。  
  法则十三:高效的阅读法
  ①有目的地阅读。
  ②快速略读和重点详读相结合。
  ③归纳要点,在书上标记或记笔记。
  ④切忌逐字阅读。
  ⑤简化办公室的传阅资料。
  法则十四:高质高效的睡眠
  ①培养随时随地入睡的能力。
  ②注重睡眠质量,不要只注重时间长短。
  ③利用白天瞬间睡眠,保持旺盛精力。
  ④心理训练,自我暗示与身心放松。   
  法则十五:终生学习
  通过学习提高本身的技能是提高效率的捷径。
  ①长期自学,定期参加各种研讨会。
  ②多方面搜集与专业有关的信息,更新自己的知识结构
  ③养成终生学习的习惯。
  时间管理是一种习惯,也是一种心态。举凡有成就的管理人都有四个共通的特性,即①明确的目标,②积极的态度,③自我激励,④良好的时间管理。做好时间管理,亦就是做对的事情,把事情做对。中小企业领导人与管理者,要把时间管理好,就是要坚持你的既定目标,永不放弃。
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