主题：【原创】盘点：如何做好实验室采购工作

对于实验室管理者来说，采购工作是一件既重要又繁琐的工作。一方面，因为采购回来的试剂耗材的质量直接影响着科研实验是否出成果另一方面，因为采购工作会涉及到每次要采购多少，采购什么品牌什么批次，是否有重复采购，新物料还需要进行三方比价……一旦采购的量多，工作量就会成倍增长而且十分琐碎那么，对于实验室的采购工作，该如何有效地进行呢？


一、制定采购计划
在我国，有许多小实验室都没有规范的采购计划，对供应品采购都比较随意。虽然这样对采购工作会比较方便，但是这样一方面会增加试剂耗材验收的工作量，另一方面也为实验室工作质量造成了不稳定的因素。
为了避免这两种情况的发生，也为了之后耗材管理工作更好进行，实验室一定要制定好采购计划并按计划进行采购。而采购计划要信息全面充分，应明确耗材的品名、规格、级别、数量、采购时效，有保质期的必须填写保质期限，是否需要证书等证明文件，涉及危险品的应有实验室安全负责人会签等。

二、实施采购
在制定好采购计划之后，就得进行采购了。当然，采购计划也有很大一部分来自实验员的申购申请，采购员可定期收集申购信息然后统一采购。
实验室最好建立好自己健全供应商档案，然后负责采购的工作人员一定要对同一类供应品的供应商至少应保持3名以上，并且对供应商的资质、信誉度以及经营的品种进行调查评价。
当然，在试剂耗材的采购工作上虽然节约经费很重要，但是更要保证质量，一定要把供应品的质量放在第一位。
实验室需要根据自己的采购情况，定期对供应商进行评价并记录，然后通过长期的合作筛选出合格的供应商。当实验室的采购计划实施时，首先向合格的供应商询价。一般要求向2家以上的合格供应商询价，接着要确定好供应商，最后才是签订采购合同。


三、耗材验收
当试剂耗材订购完毕之后，下一步就是耗材的验收工作了。耗材验收上即要做到全面，也要有的放矢，要尽可能地检查可能会影响实验质量的每一个环节，排除影响实验工作的因素。
当然最好是分部门进行验收：管理部门负责耗材的规格、级别、数量、保质期、质量证明文件的验收；使用部门负责耗材质量的验收，对关键性耗材的验收时应制定相应的文件来指导验收工作。
验收工作很重要，但是有的实验室很容易将这一个环节流于形式。其实再好的产品都有一个合格率和质量指标的波动范围，我们不应该过分相信供应商的产品质量为100%而疏于验收，这是对实验室工作极不负责任的行为。因此，未经验收或验收不合格的耗材不得入库，验收合格的耗材方可入耗材库，建立库存台账。


四、入库管理
为了提高效率，避免入库时出现失误，验收之后，采购员按照试剂耗材存放地进行整理分类入库。而且入库前最好先按存放地整理好采购单，这样才能避免入库时出现失误。当然，所有的工作最好都有专人负责。
因为试剂耗材入库工作相对来说会比较简单一点，但是因为数据会比较多，所以一定要集中在一个时间段内完成，不要一会忙这个一会忙那个。否则，自然会出现少入库或入库信息出错的情况。


小结：
现如今，国内很多实验室，特别是小型实验室，在采购管理这一块仍然采用的是传统的方式，电话或QQ联系供应商、手工入库。虽然这样暂时会比较方便，一旦实验室发展壮大，再用这样传统的管理方式就会力不从心，对实验室的长期发展来说并不利。所以这里建议大家可以采用试剂耗材管理软件——iLab智慧实验室辅助管理，可在线申购，生成采购订单并下单。并帮助采购管理员优化采购决策，据统计，每年可至少帮助实验室减少15%的经费的浪费。