我们机构对存档的原件有如下规定,供参考:
原件只能用于历史存档、制作受控副本;原件不得发放并用于日常的使用;原件须装袋,妥善保存,不得污损、折叠、打孔;原件必须保持其原始状态,不得额外添加永久性的标识;……
问:原件不受控吗?不盖受控印章吗?
答:原件需要受控,但不是借助受控章,而是通过管制措施。原件只能用于历史存档,制作受控副本,不用于日常使用,因此一般员工接触不到原件(需要使用的时候应当阅读受控分发的副本),原件理论上只有档案管理员才能接触,而且应用场景只有存档和按照指令制作受控副本。
问:现行有效的文件怎么识别呢?作废的文件不添加作废标识吗?会不会用错?
答:日常使用的受控副本才会添加有效标识(受控章、作废章等)。文件的有效性通过《适用文件清单》来控制。原件,由于其特殊的用途,无须添加受控章、作废章之类的标识。