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主题：【讨论】如何确保现场在用的文件及表单现行有效

浏览0 回复17 电梯直达

Insp_51f82a0a

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发表于：2020/03/05 16:56:39 楼主管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

各位老师，请教下大家平常是如何确保现场在用的文件/表单现行有效呢？

我们机构是把文件上传到云盘上，大家需要的时候就登陆上去查看或者下载的。

但是就会存在员工从云盘上自行下载文件或表单后存在自己的电脑中，等到文件或表单有更新时，他们没及时去下载更新，造成使用旧版本的情况，特别是表单这种情况特别严重，不知道各位老师们会不会碰到这类情况，又是如何解决的呢？

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yiqiejieme

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2020/3/5 19:00:06 沙发管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

现在很多用lims系统，不需要纸质表单，这样也就不存在这个问题。如果是纸质的话，也只能从，变更的时候告知，原始记录复核的时候检查来着手控制。

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abzh99312

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2020/3/5 20:13:28 板凳管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

特定人员才有电子档，做好分发记录，文件更新通知并发送更新电子档。表单设计时，版次标识显眼一点。

电子档没管控好久容易发生旧表单乱用。

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2020/3/5 20:14:31 Last edit by abzh99312

JOE HUI

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2020/3/5 20:28:49 马扎管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

变更后要及时分发给相关人员，旧的表格要作废并做好相关宣贯记录等，定期更新表格管理记录，并通知相关人员

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czcdczg

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新手级：新兵

2020/3/5 21:56:08 地毯管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

内审时应检查到在用文件或表单的有效性，也可在评审前让各部门做好自查，看有没有使用作废文件和表单。

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HarryHuang

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新手级：新兵

2020/3/5 23:10:27 地板管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

做好文件管理，受控文件发放，作废文件回收。

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Insm_5c459eb9

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2020/3/6 7:56:19 6楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

设置云资料自动同步更新

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瑾年

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2020/3/6 8:36:34 7楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

所有员工可以自己下载自己打印使用，很难做到统一，所以尽量少数人员掌握电子版，及时更新及时发布，并且加强监督。

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穿越时空

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2020/3/6 9:50:10 8楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

有更新信息及时群发提醒。

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路云

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2020/3/6 10:02:59 9楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

原文由 Insp_51f82a0a(Insp_51f82a0a) 发表:
各位老师，请教下大家平常是如何确保现场在用的文件/表单现行有效呢？
我们机构是把文件上传到云盘上，大家需要的时候就登陆上去查看或者下载的。
但是就会存在员工从云盘上自行下载文件或表单后存在自己的电脑中，等到文件或表单有更新时，他们没及时去下载更新，造成使用旧版本的情况，特别是表单这种情况特别严重，不知道各位老师们会不会碰到这类情况，又是如何解决的呢？

其实在网络环境下，文件受控并不是一件难事，看你怎么去管。首先，不同的人员在网络信息系统平台中都授予了不同的角色与权限；其次，对受控的文件可以制定使用规则。如：只允许调用，不允许下载保存、另存为至本地。调用的表单只允许填完数据后全文打印，不允许打印空白表单或局部打印，也不允许使用截图工具屏幕截图。对于需要使用纸质文档的部门，可以授权文档资料管理人员打印后，盖受控章(含发放编号)后登记备案，由使用部门签收。对于失效的受控文件，文档资料管理人员应及时更新网络环境下的文件，及时收回已废止的纸质文档，做好登记，并加盖“作废”章注销。另外，对于受控的文件/表单，都应该进行版次管理，这涉及到标准化管理部门。

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2020/3/6 10:12:12 Last edit by luyunnc