主题：记录的控制程序－实例（ZT）

记录的控制程序
1.目的
    为证明满足质量要求的程度或为质量体系运行的有效性提供客观证据，达到复现校准唯测过程，对记录进行控制。

2.范围
    适用于质量和技术记录的标识、收集、编目、存档、借阅、维护、清理等环节。

3.职责
    3.1质量负责人负责内部审核、管理评审记录的保存，批准质量记录格式；

    3.2技术负责人负责技术记录格式的批准；

    3.3质量部负责质量记录的控制，技术记录格式的备案，样机试验、定型鉴定及检验记录及报告副本的管理；

    3.4办公室负责人员培训记录和人员技术档案的管理；

    3.5检测室负责本部门记录的管理；

    3.6业务部负责检定、校准、测试证书报告副本的管理。

4程序
    4.1记录的分类

      4.1.1质量管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括：

        a.内部审核和管理评审记录；

        b.纠正、预防和改进措施的记录；

        c.人员培训和考核记录；

        d.抱怨处理记录；

        e.质量管理体系文件控制记录；

        f.服务和供应品的采购记录；

        g.合同评审记录。

    4.1.2校准／检测等技术运作形成的记录为技术记录，主要包括：

        a.校准／检测原始记录；

        b.实验室间比对或能力验证记录；

        c.计量标准稳定性考核记录；

        d.仪器设备运行检查记录；

        e.证书／报告及副本；

        f.分包记录。

    4.2记录的收集

    4.2.1质量部、办公室、业务部、检测室接各自的职责范围，对已完成的质量活动，按照规定的记录格式认真记录并整理收集。

    4.2.2核准／检测原始记录应完整地记录规程、标准、校准方法中规定的信息，包括核准／检测的观察结果、数据处理、结论，以及影响不确定度的各种因素，确保核准／检测过程的可复现性。记录中还应包括核准／检测人员和结果核检人员的签名。

    4.2.3经调修后合格的计量器具，其调修前后的数据和调修内容均应记录。

    4.2.4核准／检测原始记录不得涂改。当记录中出现错误时，应在错误的数据上划两横线，并将正确值填写在其右上方。对所有的改动应有改动人签名或加盖校对章。

    4.3已录的编目 所有的质量记录和技术记录应按《文件控制程序》要求的方式进行分类编目。

    4.4记录的保存

    4.4.1管理评审、内部审核的相关记录由质量负责人负责保存，保存期为五年。

    4.4.2检测人员、质量管理人员、内部审核人员的培训和考核等记录由办公室保存，保存期为三年，对技术人员的技术档案则应长期保存。

    4.4.3实验室间比对和能力验证记录，抱怨处理记录，文件控制记录，分包记录，样机试验、定型鉴定、监督检验、委托检验的原始记录和报告副本，计量标准及配套设备的检定l核准证书原件等由质量部保存，保存期根据记录的性质确定。

    4.4.4核准／检测原始记录、计量标准稳定性考核记录、仪器设备运行检查记录、现场检测记录、仪器设备维护记录由检测室保存，除稳定性考核和维护记录长期保存外，其他记录保存两个周期。

    4.4.5合同评审记录、检定／核准证书副本由业务部保存，保存期为两个周期。

    4.4.6服务和供应品的采购记录、实验室的环境监控记录由物业部保存，保存期为二年。

    4.5记录的管理

    4.5.1记录经整理编目后，各部门应及时交相关管理人员存档，并认真履行交接手续。

    4.5.2存档的记录未履行审批手续不得更改、查阅。

    4.5.3存放记录的场所应干燥整洁，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品，外来人员未经许可不得进入。

    4.5.4记录管理人员应及时登记存档记录，以方便检索查阅。

    4.6记录的借阅和复制

    4.6.1本所员工因工作需要借阅记录须经记录管理部门负责人批准，复制记录须经质量负责人批准。

    4.6.2外单位人员一般不得借阅和复制记录，确因需要须经质量负责人批准。

    4.6.3借阅、复制记录应办理登记手续，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还管理人员，并办理注销手续。

    4.7记录的保密

    4.7.1记录应存放在指定场所，并采取保密措施。

    4.7.2借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不得查阅其他无关记录。

    4.8记录的销毁 各部门保存的记录如超过保存期，由记录管理人员提出销毁申请，经部门负责人批准后，由管理人员执行销毁。 现场检测记录、仪器设备维护记录由检测室保存，除稳定性考核和维护记录长期保存外，其他记录保存两个周期。