主题：仪器设备档案管理办法

仪器设备档案管理办法

设备档案是各种仪器设备的正常使用、维护，以及进行技术性能开发的不可缺少的材料，是中心的重要技术储备。为了加强中心档案管理，既确保设备档案的完整、准确、系统和安全，又要便于借阅利用，使档案资料充分发挥作用，根据有关规定，结合单位的实际情况，特制定此管理办法。
一、设备档案的形成和归档
1. 凡中心人民币五万元以上购置的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘，以及随机材料均属仪器设备档案，都必须由办公室统一集中管理。
2.中心办公室是设备文件材料的形成、积累、汇总部门，配有兼职档案人员集中管理中心的设备文件材料。从申购设备到验收完毕，安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件，均归检测室与办公室负责收集、积累，过程结束后移交档案管理员。
3. 检测室与办公室应将设备到货日期的计划提前通知档案管理员，以便做好准备，合理安排工作。
4. 设备到货后，检测室与办公室应通知档案管理员，档案管理员到场后方可开箱验收，以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收工作。
5. 中心检测室的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。
二. 设备档案的归档范围
1. 采购设备的归档范围
（一）计划、选购阶段
仪器设备购买申请单；协议、合同；重要来往函件、电文。
（二）开箱验收阶段
装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；软件、硬件部分的文件材料；开箱检验记录。
（三）安装、调试阶段
试车、试验记录、安装验收单；存在问题及处理意见；
（四）运行及维护修理阶段
设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单；设备仪器维护保养和安全技术操作规程；设备仪器使用记录；设备仪器保养情况记录；设备仪器检查记录及维修记录；
（五）改造、更新阶段
合理化建议及处理结果；设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；改进、改装过程中形成的图样、技术文件；设备仪器报废技术鉴定书，请示及批复文件；技术鉴定及成果申报奖励文件。
三、设备档案的管理和利用
1、 设备档案的管理，必须坚持集中统一思想管理的原则，确保设备档案完整、准确、系统和安全。所有设备档案由中心档案室集中保管一套，使用单位可借阅或自行复印。
3、 设备档案应进行科学系统的整理、分类、编目、建账。
4、 档案的借阅要履行一定的手续。中心档案室保管的设备档案凭工作证借阅，秘密级以上的经该设备使用部门负责人同意后，办理借出登记手续后，方可借阅。一般情况下，借阅时间不得超过两周。借阅的档案，不得损坏、丢失，归还时交档案人员当面点清。
5、 使用单位保管的档案借阅时也应办理登记手续，以便管理。
6、 对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用单位复印。
7、 仪器、设备报废后，采购设备的档案也要鉴定销毁。