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主题：【求助】外来文件如何规范化管理的困扰

浏览0 回复11 电梯直达
小格
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发表于：2011/02/25 08:55:37 楼主 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
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我们实验室通过国家实验室认可已经有几年了。随着对体系的深入，发现外来文件不知如何管理才能做到又规范又方便？我们是企业内部实验室
外来文件，从字面上包括：各类标准，包括检测标准，管理体系标准（例如17025），CNAS认可各类指南和规则等，我们企业各子公司自己的原材料质量标准。甚至包括各类我们订阅的杂志，我们在网上搜索的有保存价值的期刊文摘。
    我们文件程序里面还有一类文件规定，参考资料。
    本来，我们对文件的管理是，*****-1/2/3-**，前面是我们实验室代码，接着是1、2、3代表各级文件，后面是流水号。对外来文件，我们规定为*****-36-**。但是几年下来，外来文件太多。管理很臃肿。
    不知道如何简化？
  另外，外来文件是否需要产生文件发放收回记录？
请高手指点！
推荐答案：lhl1188回复于2011/02/25
能否把您们的编码规则说一下，我们也好给您正确的建议。我们的外部文件编码是W-类别-流水号。例如检测方法类标准中的第三的标准用W-FFBZ-003标识，综合类的第三个标准用W-ZHBZ-003标识。检测过程中不需要的文件资料按类编个目录单独存放。
补充答案：

Star回复于2011/02/25

你所谓的外来文件如果在体系中应用了，就应该受控管理，并且标准、指南等文件还应该定期查新。
既然属于受控文件，那么发放回收就应该登记。

另外，关于管理臃肿的问题，你可以采用分类编号，比如说标准编个号，指南编个号，期刊编个号，而不是所有的都用“36”来代替，这样，就会显得有条理一点。

cat115115回复于2011/02/25

外来文件，你就按内部文件的控制方法控制就很好了。主要就是要做到受控，这个是终极目的。

mlb2003回复于2011/02/25



我们没有专门的外来文件管理办法，和文件控制程序相同。  外来文件多数都是存在资料管理员处，很多不需要发放。 甚至，有些我们不需要跟踪他的最新版本。例如杂志期刊，网上搜索下载资料等。
你那里有吗？可否借鉴一下？实说外部文件管理办法么？百度一下能够查到的！另外，即使没有专门的外部文件管理办法，在你们的文件控制程序中也应该提到对这部分文件的管理的！

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2011/2/25 10:37:13 沙发 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
有没有制定相应的外来文件管理办法？外来文件也应有发放回收记录！
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小格
linggegezhang
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2011/2/25 10:44:53 板凳 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 mlb2003(mlb2003) 发表:
有没有制定相应的外来文件管理办法？外来文件也应有发放回收记录！


我们没有专门的外来文件管理办法，和文件控制程序相同。  外来文件多数都是存在资料管理员处，很多不需要发放。 甚至，有些我们不需要跟踪他的最新版本。例如杂志期刊，网上搜索下载资料等。
你那里有吗？可否借鉴一下？
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Star
shey_211
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2011/2/25 10:56:43 马扎 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
你所谓的外来文件如果在体系中应用了，就应该受控管理，并且标准、指南等文件还应该定期查新。
既然属于受控文件，那么发放回收就应该登记。

另外，关于管理臃肿的问题，你可以采用分类编号，比如说标准编个号，指南编个号，期刊编个号，而不是所有的都用“36”来代替，这样，就会显得有条理一点。
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阿迈
mikezhu2010
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2011/2/25 11:56:39 地毯 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
能否转化为公司内部的文件！
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lhl1188
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2011/2/25 13:22:44 地板 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
既然楼主已经把自己的外来文件分成了几大类，那就按类编号按类存放。需要发放的填写发放记录，不需发放的作为内部参考资料啦。我们这的外来文件分类编号保存的。
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小格
linggegezhang
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2011/2/25 13:25:02 6楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 Star(shey_211) 发表:
你所谓的外来文件如果在体系中应用了，就应该受控管理，并且标准、指南等文件还应该定期查新。
既然属于受控文件，那么发放回收就应该登记。

另外，关于管理臃肿的问题，你可以采用分类编号，比如说标准编个号，指南编个号，期刊编个号，而不是所有的都用“36”来代替，这样，就会显得有条理一点。

  说得有点道理。但是我们现在文件规定有编号的有：技术管理文件、质量管理文件、检测项目作业指导书、设备操作规程、检测标准、参考资料等，已经到39啦，不可能再有细分。
 
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linggegezhang
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2011/2/25 13:32:42 7楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 lhl1188(lhl1188) 发表:
既然楼主已经把自己的外来文件分成了几大类，那就按类编号按类存放。需要发放的填写发放记录，不需发放的作为内部参考资料啦。我们这的外来文件分类编号保存的。

请问：你们那里分类编号存放， 是不是在文件前面再加一封面，上面写上内部编号，盖上受控章和自己单位的logo？
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lhl1188
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2011/2/25 15:48:41 8楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
其实外部文件像检测标准、CNAS指南规则之类的已有文件编号的可以不编内部编号的，只要是一类的放一个文件夹里单独保存即可，因为文件原有的编号都是唯一的。作为作业指导用的检测标准等，每个文件都需盖受控章填写发放记录的。您的意思是您们的体系文件已经分了39类了吗？不会有这么多类文件吧？
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lhl1188
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2011/2/25 15:57:16 9楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
能否把您们的编码规则说一下，我们也好给您正确的建议。我们的外部文件编码是W-类别-流水号。例如检测方法类标准中的第三的标准用W-FFBZ-003标识，综合类的第三个标准用W-ZHBZ-003标识。检测过程中不需要的文件资料按类编个目录单独存放。
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mlb2003
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2011/2/25 16:07:08 10楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 小格(linggegezhang) 发表:
原文由 mlb2003(mlb2003) 发表:
有没有制定相应的外来文件管理办法？外来文件也应有发放回收记录！


我们没有专门的外来文件管理办法，和文件控制程序相同。  外来文件多数都是存在资料管理员处，很多不需要发放。 甚至，有些我们不需要跟踪他的最新版本。例如杂志期刊，网上搜索下载资料等。
你那里有吗？可否借鉴一下？
实说外部文件管理办法么？百度一下能够查到的！另外，即使没有专门的外部文件管理办法，在你们的文件控制程序中也应该提到对这部分文件的管理的！
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