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主题：【讨论】如何确保现场在用的文件及表单现行有效

浏览0 回复17 电梯直达

Insp_51f82a0a

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发表于：2020/03/05 16:56:39 楼主管理分享正序浏览只看楼主回复私聊

各位老师，请教下大家平常是如何确保现场在用的文件/表单现行有效呢？

我们机构是把文件上传到云盘上，大家需要的时候就登陆上去查看或者下载的。

但是就会存在员工从云盘上自行下载文件或表单后存在自己的电脑中，等到文件或表单有更新时，他们没及时去下载更新，造成使用旧版本的情况，特别是表单这种情况特别严重，不知道各位老师们会不会碰到这类情况，又是如何解决的呢？

该帖子作者被版主 czcdczg加 2积分， 2经验，加分理由：鼓励发帖

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路云

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2020/3/10 17:02:36 17楼管理分享正序浏览只看楼主回复私聊

原文由 承之(dacaoyu) 发表:
填写什么数据？现场实验数据怎么可能在网上填写？如果能在网上填写也没必要用纸档了。另外外出采样的记录可以这样调用么？不现实

实现了网络信息化的实验室，通常都要求现场手工记录的原始数据，回来后都要手工录入信息系统形成电子版原始记录，由计算机进行数据处理，然后再调用证书/报告电子模板生成电子版的证书/报告，且与原始记录严格绑定，进行只读化加密处理后归档。日后查询时便可一并调出浏览。

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承之

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2020/3/10 16:24:54 16楼管理分享正序浏览只看楼主回复私聊

原文由 路云(luyunnc) 发表:
表单可以做成电子模板，经标审后挂在网路信息平台上，使用人员只能调用，填写数据后提交打印，不允许下载打印空白表单。这在网络环境下是很容易实现的。

填写什么数据？现场实验数据怎么可能在网上填写？如果能在网上填写也没必要用纸档了。另外外出采样的记录可以这样调用么？不现实

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2020/3/10 16:19:12 15楼管理分享正序浏览只看楼主回复私聊

原文由 承之(dacaoyu) 发表:
只能通过定期核查变更时核查宣贯来解决了。什么控制下载之类的都没啥用。现场要填的表单你怎么控制？控制下载份数？让文控来分发表单？一天上百分表单，各种实验室使用你怎么去分发？根本不现实！

表单可以做成电子模板，经标审后挂在网路信息平台上，使用人员只能调用，填写数据后提交打印，不允许下载打印空白表单。这在网络环境下是很容易实现的。

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承之

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新手级：新兵

2020/3/10 8:59:28 14楼管理分享正序浏览只看楼主回复私聊

只能通过定期核查变更时核查宣贯来解决了。什么控制下载之类的都没啥用。现场要填的表单你怎么控制？控制下载份数？让文控来分发表单？一天上百分表单，各种实验室使用你怎么去分发？根本不现实！

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路云

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2020/3/8 16:32:44 13楼管理分享正序浏览只看楼主回复私聊

原文由 czcdczg(czcdczg) 发表:
内审时应检查到在用文件或表单的有效性，也可在评审前让各部门做好自查，看有没有使用作废文件和表单。

这种管理方式非常被动，再怎么让下面人去自查，也难以保证不出问题。
其实，实现了网络信息化的实验室，就是应该在信息系统中调用经只读化加密处理的电子文档，绝对不允许未经授权的人下载、编辑、保存、打印、截图等操作。对于电子表单类(如原始记录)，只允许填写完数据经核验后提交存档后，可以以只读方式调档查看、全文打印。禁止下载、编辑、另存为、截图等操作。纸质文档必须由资料管理员打印后登记盖受控章后，才能发放，由使用部门签收。这样才能保证现场所使用的所有文档(包括电子文档和纸质文档)现行有效，且受控。

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2020/3/8 16:33:13 Last edit by luyunnc

sztjxi

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2020/3/7 14:40:08 12楼管理分享正序浏览只看楼主回复私聊

让中国计量认证（CMA）和实验室认可（CNAS认可）不再是难事！

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sztjxi

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2020/3/7 14:37:53 11楼管理分享正序浏览只看楼主回复私聊

对，只允许调用，不允许下载保存、另存为至本地。告诉大家用表单时在云盘上调用。

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yayicuo

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2020/3/6 21:46:58 10楼管理分享正序浏览只看楼主回复私聊

路云版云说的很到位了。

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路云

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2020/3/6 10:02:59 9楼管理分享正序浏览只看楼主回复私聊

原文由 Insp_51f82a0a(Insp_51f82a0a) 发表:
各位老师，请教下大家平常是如何确保现场在用的文件/表单现行有效呢？
我们机构是把文件上传到云盘上，大家需要的时候就登陆上去查看或者下载的。
但是就会存在员工从云盘上自行下载文件或表单后存在自己的电脑中，等到文件或表单有更新时，他们没及时去下载更新，造成使用旧版本的情况，特别是表单这种情况特别严重，不知道各位老师们会不会碰到这类情况，又是如何解决的呢？

其实在网络环境下，文件受控并不是一件难事，看你怎么去管。首先，不同的人员在网络信息系统平台中都授予了不同的角色与权限；其次，对受控的文件可以制定使用规则。如：只允许调用，不允许下载保存、另存为至本地。调用的表单只允许填完数据后全文打印，不允许打印空白表单或局部打印，也不允许使用截图工具屏幕截图。对于需要使用纸质文档的部门，可以授权文档资料管理人员打印后，盖受控章(含发放编号)后登记备案，由使用部门签收。对于失效的受控文件，文档资料管理人员应及时更新网络环境下的文件，及时收回已废止的纸质文档，做好登记，并加盖“作废”章注销。另外，对于受控的文件/表单，都应该进行版次管理，这涉及到标准化管理部门。

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2020/3/6 10:12:12 Last edit by luyunnc