主题:【已应助】关于文件“修订”、“换版”、“换页”等要求

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minhao
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请问下大家有了解关于“修订”、“换版”、“换页”等相关要求的国家标准或规范吗?
推荐答案:路云回复于2021/01/16
      换版通常是针对整套体系文件,因为修订次数太多,导致许多子文件的内容变化很大,比如条款数和内容的增删将导致该文件的所有条款序号和页码大调整,相当于文件要全部重新排版印刷。这个时候就应该考虑换版。版次管理通常在每次修订时,都要将“第几次修订”的信息在“版本号”中体现,同时还要将修订前后的变更内容附于文件之后。
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酱油一毛四
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原文由 adsdafgfdf(Insm_ff794fa7) 发表:
如果是删除呢,文审结果老师建议删除,删除后直接少了2页,如何处理?用空白页代替不改变总页码是否可行呢?
我们程序文件的子文件不是独立的页码,修订的时候页数要增加或者删减,就没法搞了
tooshuje
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“修订”“换版”“换页”这一看就是那种老国企对纸质文件的管理模式。因为我就在一家“百年企业”里面工作过,现行的制度文件最早可以追溯到六几年。要是去集团总部的档案馆,最早的批文还是清朝时候的。
之所以形成这样的模式,要么是有历史渊源,或者是机构特殊的工作模式的原因,也有可能是从别人那里模仿,并不断地在以前的规定上面打补丁。
因为我有这种工作经验,给大家描述一下曾经的做法:
1、修订:指的是实质性影响不大的修改,改文件的时候不改版本号,例如:笔误,专用名词的改动等
这种修改,修改人要填写一份“文件修改单”,说明改动的内容和理由,领导签字以后,直接到各个文件上去手动修改。修改的时候,在被改的地方签字,并注明修改单号。在文件首页的演化记录栏中注明修改位置,也要注明修改单号。
怎么确保文件的所有受控副本都改到位了呢?“文件修改单”中有档案资料室的签字,她们签字了,就说明所有的文件都改到位了。
2、换版:指的是大修改,改文件的时候,版本号要变。大修改必须重新印制文件。
3、换页:小修改的一种形式,专用于车间的工艺卡,对文件里面的页面直接替换,跟前面的“修订”一样,要编写文件修改单,操作也值相似的。
注意!上面这些是当时能找到的最早的《管理章程》(198x版)里面的规定。后来就有各种各样的补丁(骚操作)加入进来了,例如:
——小修订也要改版本号,怎么办呢?于是就把版本号从“甲”“乙”“丙”…改成了“甲壹”“甲贰”…的形式,后来演变成了“A/0”“A/1”…的形式;
——小修订执行的越来越乱了,很多文件改不到位,后来干脆禁止了。但是车间的工艺卡做不到,因为工艺卡上面会不断地粘贴“工票”,这是一种执行记录。怎么办呢?于是发明了一种“对接”的操作:文件不是已经执行了一本吗?那前面执行过的就不变了,还是旧版,就把后面没执行的部分换成新版吧。
……

我建议新成立的机构,千万不要去学这种模式。一定要采用简单、直接、高效,并且适合本机构的做法,例如我现在的公司:文件一旦修订,无论改动大小,都要重新编审批,版本号提升,重印并替换旧版。
Ins_6b96c456
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路云
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原文由脚后跟飞(Ins_d22dd251)发表:
原文由 路云(luyunnc) 发表:
不管是第几次修订,删除的内容都不能在修订版的正文中出现。每次修订都必须在修订版的正文后,附一份《××版修订内容对照表》。
统一做一页空白的修订页,有修订就手填上去,等这页写满了就换版。
并不是记录修订内容就完事了,修订同样要按照版次管理的要求做。你光记录修订内容,文件的正文怎么处理?文件的正文部分必须是每次修订之后的完整内容,不可能不更换修订页就能达到修订版的效果容。空白页不要记录是第几次修订吗?
脚后跟飞
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原文由 路云(luyunnc) 发表:
不管是第几次修订,删除的内容都不能在修订版的正文中出现。每次修订都必须在修订版的正文后,附一份《××版修订内容对照表》。
统一做一页空白的修订页,有修订就手填上去,等这页写满了就换版。
路云
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原文由 Insm_db100f6b(Insm_db100f6b) 发表: 质量手册修订过一次,这是第二次修订,请一次修订的内容还要在第二次修订页里体现吗
不管是第几次修订,删除的内容都不能在修订版的正文中出现。每次修订都必须在修订版的正文后,附一份《××版修订内容对照表》。
Insm_db100f6b
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原文由 路云(luyunnc) 发表:
      《质量手册》不像《程序文件》包括很多子程序文件,而且每个子程序文件都是单独独立的编辑“共×页第×页”的页码规则,而且每个子程序文件的“修订版次”信息都各自独立,这样编页码的好处是子程序文件的修订,不会影响整个《程序文件》的其他子程序文件。《质量手册》通常不设子文件,在增删修订内容很少情况下,我们都是对修订页的内容排版进行调整,如:利用微调整行距、字距、字号等手段,使修订页的增删内容压缩或扩充至修订前的排版效果,这样就不会其他页的内容发生变化,这样只需更换修订页即可。如果增删内容太多,靠排版压缩/扩充的手段难以达到排版和谐统一的效果,那就考虑换版。换版通常都是在经多次修订后,才会发现靠排版的手段无法解决问题时,才考虑换版。日常修订的内容一般不会变化很大,一般都是表述语序、语法、名词、术语等,或少量增加的内容。还有一种情况是首次编制文件时,由于缺乏经验,导致有很多应有的内容被遗漏。这样在前几次修订时,有可能内容变化很大,被逼无奈换版。
质量手册修订过一次,这是第二次修订,请一次修订的内容还要在第二次修订页里体现吗
路云
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原文由 m3310759(m3310759) 发表:
请问换页需要在修订页体现吗?如果文件上有版本号,这样就不能做到直接换页。
      我12楼不是已经说了吗,文件的版本号只出现在首页(不要在文件的每一页上都标上版本号,这样做的好处是便于修订),文件的后续页上只标注“共×页 第×页”。所以只需更换首页(有版本号的那页),和修订页即可。
m3310759
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原文由 路云(luyunnc) 发表:
      换版通常是针对整套体系文件,因为修订次数太多,导致许多子文件的内容变化很大,比如条款数和内容的增删将导致该文件的所有条款序号和页码大调整,相当于文件要全部重新排版印刷。这个时候就应该考虑换版。版次管理通常在每次修订时,都要将“第几次修订”的信息在“版本号”中体现,同时还要将修订前后的变更内容附于文件之后。
请问换页需要在修订页体现吗?如果文件上有版本号,这样就不能做到直接换页。
路云
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原文由 Insm_ff794fa7(Insm_ff794fa7) 发表: 如果是删除呢,文审结果老师建议删除,删除后直接少了2页,如何处理?用空白页代替不改变总页码是否可行呢?
删除的内容太多,无法通过排版的手段解决问题。出现两页空白页肯定不太合适。这种情况(包括前期已经历过修订)还是建议换版吧。
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