3.使用检测原始记录的要求和归档
(1)使用法定计量单位。如“米”的符号应为“m”非“M"?,“千克”的符号应为“kg”而非“Kg”,“千瓦”的符号应为“kW”而非“KW”等。
(2)更改。原始记录的内容和信息不得随意删减或增加,确实存在错误需要更改时,不可擦涂掉,而应采用杜改的形式,保持原有数据和内容清晰、可辨识,将正确的内容写在旁边,并由修改者签名或采取等效标识予以识别。关键数字更改要说明原因,原始记录由记录者本人修改,他人无权更改。对电子存储的记录也应采取同等措施,以避免原始数据的丢失或未经授权的改动。
(3)检测原始记录的归档管理。检测结束后的原始记录,一般以样品编码为唯一性标识 ,按归档要求将其与检验报告副本、委托书、抽样单(如果有)、任务派出单等装订成册,并按报告编号依序存放,方便查阅。原始记录的存放处应满足防潮、防腐的要求,以保证档案保存期限内不被损坏。原始记录一般保存期不少于6年。涉及仲裁检验、重大索赔、理赔案件及司法诉讼的原始记录应保存至结案止。