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主题：【第六届原创】关于检测作业指导书的编制和修订

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fisher8272

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发表于：2013/10/17 10:40:00 楼主管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

维权声明：本文为fisher8272原创作品，本作者与仪器信息网是该作品合法使用者，该作品暂不对外授权转载。其他任何网站、组织、单位或个人等将该作品在本站以外的任何媒体任何形式出现均属侵权违法行为，我们将追究法律责任。

实验室这个行业经过多年的发展，基本已经鸟枪换炮，只要是能用钱买到的，国内和国外都基本同步，但是测试质量不止是用钱决定的，能做好实验，人的因素往往更重要。
指导书是做好实验的关键之一。那么，如何编制一份好的指导书，依据检测标准吗？
在回答这个问题之前，先举个例子吧。习惯了KFC的人很少去吃路边摊，习惯了星级酒店的人很少去吃KFC，习惯了米其林三星餐厅的人，连星级酒店都不会去。没有尝试过的人，是不会有体验的。没有体验，就没有要求，没有要求，自然没标准，没标准，那什么都没了。
一份好的指导书，其编制标准，首先要来源于测试现场的体验。

1）指导书的版式设计
和大多数实验室将指导书的内容放在第一位不同，我认为指导书设计的第一个要素是版式，而非内容。版式的核心，是长度。
对于张贴的指导书，必须在单页A4纸上完成；放在活页夹中的指导书，原则上不超过两页，最多四页A4纸。超过四页A4纸的指导书，无特殊理由，要么修改，要么拆分。
上述规定的核心原则只有一个：阅读体验。指导书和手册与程序文件不同，是在测试的第一现场直接取用的。在现场，愉快的阅读体验，必然高于指导书的内容。
需要阅读指导书的人，对实验的熟悉程度往往不高。他们的核心需要是要快速、准确的求助于指导书，指导书越明晰、精炼，阅读体验就会越好，求助的成功概率就越大，成功的概率越大，他们就越信任指导书，越信任指导书，做的就会越规范，最终形成良性循环。
让人不需要任何多余动作就能找到所需内容的指导书，无疑能提供最佳的阅读体验。张贴的一页纸，一目了然；在透明活页夹中的四页纸，最多翻两页（正反面都放置）就能找到所需的内容。以方便为核心，就是上述页数规定的由来。

除了页数，版式设计的第二个重点是突出主题和重点内容，虚化其他，节约宝贵的空间。在设计中尽量突出标题，有条件的话套红，便于查找，对于方法的关键点，该加粗的加粗，该彩色的彩色。
在程序文件中，文件编号、更改记录、编制人等信息，都应该严格遵守GB/T1.1和1.2的编排，从版式到字体。可是对于指导书而言，个人认为不应过分拘泥于形式。在我的实验室，如果指导书只有一页的话，则借鉴机械图纸的设计方法：除了大号标题和文件编号、版次之外，各种日期、签字和其他必要信息，都被压缩到右下角的狭小空间内，字号很小（电子签名的作用在这里体现出来了，人工签名做不了这么小），把更多的空间留给内容。
指导书是一线测试人员用的，除了指导实验的内容，其他的信息，对他们来说都不重要。从辅助内容上省空间，能给编写人员更多的选择，加入更重要的内容。

第三个原则很简单，能配图的地方坚决配图，辅以精炼的文字说明。无法配图的地方才考虑用文字表达。

版式设计的第四个重点是色彩的选择，而单页指导书的色彩配置，则是色彩选择的重点。
前面说过，为了方便阅读，多页指导书主要放在透明活页夹中，在避光的环境中存放，这时配色显得还不是特别重要。而单页指导书大多张贴设备上或者墙上，经常被阳光照射，这时候，如果没有好的配色，阅读体验会非常糟糕。即使没有阳光直射，在两班、甚至三班的实验室中，从早到晚，光线的变化很大，如何让三班的使用人员都有良好的阅读体验，是实验室管理者和指导书编制者必须直面的问题。
由于个实验室情况不同，照明条件也不一致，这里只能提醒一下大家注意配色问题。选择适合人员阅读的配色方案，对发挥指导书的功用，起着很大的作用。
还有一点要注意，张贴的彩色指导书不可避免的会褪色，要有专门的指导文件规定这类文件的更换，免得褪色指导书还在使用，不但达不到指导效果，还有碍观瞻。

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2013/10/17 10:41:06 沙发管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

2）指导书的内容编排
前面讲了很多关于版式的东西，版式属于形式，形式的改变，是为了更好的突出内容。指导书不是流水账，不需要事无巨细的都写上。全都写上之后，页面一定会超出上面的规定。就像美剧一样，因为要插播广告，所以必须每8分钟出一个高潮。而中国电视剧不插播广告，编剧就省事多了，可以随便编。指导书也一样，有了篇幅限制，会让编制人在有限的空间内突出最核心的内容，而没有这个限制，想写多长写多长，内容是详尽了，重点也没有了。
在多数情况下，指导书的编制栏只有一个人签名。可是写一份好的指导书，往往需要三类人通力合作：执笔者，操作者，和指导者。
执笔者：有很好的文字表达能力，能用精炼的语言和简明的图表/照片描述动作步骤；
操作者：有一定的经验积累，但对被指导的实验不是非常熟悉；
指导者：有相对丰富的经验，能脱离指导书直接操作，并能抓住实验的重点和易出错点。
指导者根据自身的经验，拟定初稿，之后和执笔者合作，优化语言，之后获得修订稿，交由操作者操作，再根据操作者的实际操作情况和操作体验不断优化。在这个过程中，最好能模拟实际的应用状态，根据不同班次人员的意见，修订内容、配色、直到操作者有很好的使用体验为止。这样做看起来很繁琐，好处是节约了培训的时间，也降低了培训的难度。工作的策划做得好，后面自然就通畅了。

3）指导书的修订
指导书在使用过程中，外部条件和要求会发生变化。按照管理体系要求，要对指导书进行适时的修订和补充。还有，文件修订后，不提示更改和补充的内容，则会造成工作的差错。
对于指导书的修订，有两种不错的方法：其一是中国国家标准采取的方式，在指导书前面加一个前言，对修订原因、背景、主要修订内容进行说明；其二是欧标修改单的方式，用左侧修订栏将修订前后的内容用不同字体上下排列，一目了然。在现实应用中，觉得还是欧标的方法更好，直观。
在指导书修订后，按照我的经验，在批准和实施之间，给予一个过渡期，过渡期的时间视情况而定，在过渡期内未按照新指导书执行不算违规，这样就给宣传、培训留下了时间，为正确实施新指导书创造了条件。
许多实验室在过渡期这一点上做的不好，往往批准和执行定在同一天。这样一旦发生不符合，视而不见不符合体系要求，严格执行意义又不大，长此以往，将会把管理人员至于两难的境地，最终会让人将不符合规定的事情熟视无睹，执行日期就会形同虚设。

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2013/10/17 13:23:36 Last edit by fisher8272

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2013/10/17 10:41:16 板凳管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

4）对相同测试、不同标准指导书的管理
这是一个相当头疼的问题。
大家都知道，现在的GB标准基本是照抄IEC的，这两类标准的要求几乎一致。难缠的是EN和UL标准，许多测试的规定和GB标准差别很大，不看指导书，就算实验室的老法师，一不留神都会把要求记错，当然，测试也就跟着做错了。一般的实验倒还好，要是破坏性实验，那麻烦就大了。
为了避免混淆相同实验的不同要求，提供一个方法供大家参考。
英语四六级的单词本大家想必都有印象，不同字母单词的颜色不一样，很方便区分。实验指导书也可以参照这个办法进行处理。一本透明活页夹，加上学生用的不同框线颜色的不干胶贴就可以解决这个问题。比如，GB、EN、UL通用的指导书用红色框线的不干胶标明，GB的用蓝色的，EN的用绿色的……，直接用纯色不干胶当然更好。有了这个不干胶，能有效的降低错误率。
不干胶标识的另一个好处是，从标识的磨损程度上，可以直观的发现各个指导书的使用频率，对于使用频率较高的指导书，自然应该重点关注，投入更多的精力进行编写和修订。这些细节，只有在实验现场才看得到。居庙堂之高的人，无法体系处江湖之远的兄弟们的艰辛。管理者一旦离开了一线，以高高在上的姿态看待，甚至想象实际工作时，离胡乱下令和下属离心离德就不远了。
对于GB、EN、UL通用的指导书，有必要多说几句。
此类指导书，如果不同标准要求相同，没什么可说的，如果要求略有不同（大部分是数值差异）的话，建议按照上面说的色标法，不同的要求用不同颜色表示，颜色的选择和活页夹中标准的定位颜色一致。实验员能一目了然，接下来的工作自然就很好处理了。

打一个不恰当的比方，如果以法律比喻实验室的文件，手册无疑是宪法，程序文件是刑法，他们虽然严谨、严肃，但是和普通百姓的距离太远，这些文件编写的如何，和大多数守法的普通百姓关系不大。而指导书则类似于交通规则，一个不小心就会被警察叔叔贴条。手册和文件有问题，一时半会儿可能看不出来（事实上很多手册和文件纯粹是应付审核的，除了审核员和质量部的人之外就没人看过），而指导书写得好不好，对实验室的影响则会立马显现。
在关于记录管理的帖子中，写过记录设计中容易出现的问题。对于指导书的编制而言，这些问题依然会存在，居庙堂之高的编写者，如果不考虑处江湖之远的使用者的感受和接受能力，编写出来的东西不会有多少价值。指导书的价值，在于其满足使用需求的程度，而非仅仅看起来规范。
一份好的指导书，要从编制人员的一线体验开始,以提供一线人员的满意的使用体验结束。

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2013/10/17 15:07:46 Last edit by fisher8272