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主题：【咨询】文件发放前需要发放审批吗?

浏览0 回复14 电梯直达
妮称
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发表于：2013/07/08 08:51:31 楼主 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
大家早上好~!

我有一个问题, 就是我们的文件控制程序中已经明确, 哪些文件应该发放给哪个部门或者人员, 资料管理员在<文件发放/回收单>中要求接收方签字, 这样就可以了是吗?

本身文件已经经过审批了, 发放这个动作是否还需要审批呢? 请教大家~

另外, 对于电子途径发放的文件该如何签收呢? 只有邮件通知的记录就可以了吗?
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妮称
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2013/7/8 12:33:44 沙发 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊

没有人回复嘛, 自己先顶起来.
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独自游走的猫
zheyiniao
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2013/7/8 13:14:18 板凳 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
经过审批本身就是确认可以发布了。
发放过程中只需要接收的人员签字确认即可。
电子途径的发放，可以邮件通知并回复确认，也可以在<文件发放/回收单>要求接收方签字，都要保留好相关记录。
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妮称
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2013/7/8 13:38:49 马扎 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
上午由于我的懒散没有翻看标准,刚刚看了一个认可准则,是这么写的:

4.3.2.1凡作为管理体系组成部分发给实验室人员的所有文件,在发布之前应由授权人员审查并批准使用.

所以文件的发放还是应由质量负责人或其他人批准发放的,大家觉得呢?
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zal
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2013/7/8 16:17:20 地毯 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 妮称(hfgatsuzhou) 发表:
上午由于我的懒散没有翻看标准,刚刚看了一个认可准则,是这么写的:

4.3.2.1凡作为管理体系组成部分发给实验室人员的所有文件,在发布之前应由授权人员审查并批准使用.

所以文件的发放还是应由质量负责人或其他人批准发放的,大家觉得呢?


这里的是指在发布之前由授权人签字的，签字后就生效了呀，发放时登记一下“发放/回收单”领取人、发放人签字即可。
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baby073125
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2013/7/9 12:40:47 地板 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
应该有审批的，电子版本的可以添加回执，已取得发放的成功。
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KingDz
nerd
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2013/7/9 16:38:31 6楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 妮称(hfgatsuzhou) 发表:
上午由于我的懒散没有翻看标准,刚刚看了一个认可准则,是这么写的:

4.3.2.1凡作为管理体系组成部分发给实验室人员的所有文件,在发布之前应由授权人员审查并批准使用.

所以文件的发放还是应由质量负责人或其他人批准发放的,大家觉得呢?


文件发布之前需要审查批准，这个审批是对文件的内容进行审批。非你所说的文件发放中的领用过程批准，至于你说的文件发放，要看你们家程序文件对此有无具体规定，有规定按规定执行，比如说有的实验室要求外来标准必须经过技术负责人确认后，方可发放给使用部门，但发放的程序是要本部门的使用人提出申请，由部门标准管理员到单位标准管理员那去复印领取，并签字存档。这就是一个发放程序。看看你们是否规定了类似过程，按着要求做就好。
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妮称
hfgatsuzhou
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2013/7/10 10:22:46 7楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 KingDz(nerd) 发表:
原文由 妮称(hfgatsuzhou) 发表:
上午由于我的懒散没有翻看标准,刚刚看了一个认可准则,是这么写的:

4.3.2.1凡作为管理体系组成部分发给实验室人员的所有文件,在发布之前应由授权人员审查并批准使用.

所以文件的发放还是应由质量负责人或其他人批准发放的,大家觉得呢?


文件发布之前需要审查批准，这个审批是对文件的内容进行审批。非你所说的文件发放中的领用过程批准，至于你说的文件发放，要看你们家程序文件对此有无具体规定，有规定按规定执行，比如说有的实验室要求外来标准必须经过技术负责人确认后，方可发放给使用部门，但发放的程序是要本部门的使用人提出申请，由部门标准管理员到单位标准管理员那去复印领取，并签字存档。这就是一个发放程序。看看你们是否规定了类似过程，按着要求做就好。


好的,谢谢!
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妮称
hfgatsuzhou
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2013/7/10 15:23:02 8楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
现在我的做法是:

新文件或修后的文件经审批后-----资料管理员更新实验室受控文件清单------资料管理员填写<文件发放/回收申请表>,由质量负责人审核后发放------收件部门或人员在<文件发放/回收记录表>中签收.

电子和书面的文件均采用这种方式,大家觉得可行吗?
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妮称
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2013/7/12 16:13:09 9楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
怎么没有人回复呢? 求回复...
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张十三
v2685125
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2013/7/16 16:32:46 10楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 妮称(hfgatsuzhou) 发表:
现在我的做法是:

新文件或修后的文件经审批后-----资料管理员更新实验室受控文件清单------资料管理员填写<文件发放/回收申请表>,由质量负责人审核后发放------收件部门或人员在<文件发放/回收记录表>中签收.

电子和书面的文件均采用这种方式,大家觉得可行吗?


发动的电子文件，建议一条是发送PDF版的，然后设置成水印（非受控），电子阅读不显示，打印后显示，并加密码保护。

防止资料更改，出版。
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