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主题：【讨论】作废文件重新启用

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BGYQ

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发表于：2021/02/08 10:15:33 楼主管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

大家有没有碰到这样的情形：

实验室某份SOP文件作废后，因客户检测需求，需要重新启用。

文件编号还是用之前的吗？启用时写制订？那之前的修订履历是不是全部要删除？

有没有好的办法在文件管理程序进行说明。

该帖子作者被版主 zal加 5积分， 2经验，加分理由：鼓励发帖

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2021/2/8 10:25:55 沙发管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

既然作废就不能引用以前的文件，如果重新启用的话应该重新编号，或者之前就加盖作废留用章，继续参考使用。这种情况是因为标准更新还是什么原因，如果是标准变更引起的文件作废的话，应该与客户沟通使用有效版本的标准，而不能使用过期标准。

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BGYQ

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2021/2/8 10:36:17 板凳管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

原文由 石头雨(baby073125) 发表:
既然作废就不能引用以前的文件，如果重新启用的话应该重新编号，或者之前就加盖作废留用章，继续参考使用。这种情况是因为标准更新还是什么原因，如果是标准变更引起的文件作废的话，应该与客户沟通使用有效版本的标准，而不能使用过期标准。

比如，某产品标准由A变更为B,标准A对应的SOP作废处理，后特定客户因为某些因素需要执行A标准.

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石头雨

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2021/2/8 11:05:16 马扎管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

那就可客户引用作废标准呗！

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石头雨

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2021/2/8 11:05:36 地毯管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

那就先沟通，沟通之后再做明确说明。

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en_liujingyu

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2021/2/9 0:42:09 地板管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

　　赞同石头雨版主的观点。既然作废就不能引用以前的文件，特别是因为标准变更引起的文件作废且换版，就不能使用根据过期标准编制发布的以前文件。
　　“某产品标准由A变更为B，标准A对应的SOP作废处理，后特定客户因为某些因素需要执行A标准”，在实际工作中也是时有发生的。但这毕竟是个别客户的特殊情况，根据“顾客是关注焦点”的原则，不得不执行作废的“A标准”。正常情况必须执行有效版本的文件，不得不执行作废文件属于“特事特办”的“特例”，仅适用于“例外”，要一件事了一件事，不可恢复A文件的有效性。“特例”需与客户特别沟通，用书面协议形式详细说明特殊情况，并经双方签字认可。“特例”协议要讲清楚使用作废的A文件的理由，以及检测报告的使用范围和场合，强调超范围使用检测结果造成的损失和法律责任由客户负责。这件特例以外的其他情况仍必须一律执行B文件，禁止使用已经作废的Ａ文件。

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2021/2/9 6:47:52 6楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

重新编号就行

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mingxiaoyan

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2021/2/9 7:52:11 7楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

按规定来就行

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yayicuo

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2021/2/9 9:42:47 8楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

SOP的使用勿需和客户沟通，这本是实验室的内部文件。对于作废文件的启用，这个概念不对，应该是作废文件要销毁，如果是留用，要加盖作废留用章，而现在用到了，应该重新编号，重新对内容进行修订，是不是我们的操作手法有所变化，其中的经验部分有所调整，所以不存在作废文件的重新启用问题。说到作废标准的使用，这要和客户进行沟通，这是准则要求的。所以我们不能把内外部文件混为一谈。

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石头雨

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2021/2/9 9:57:26 9楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

但不论如何旧文件再次使用是不能保证文件有效性的。

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BGYQ

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2021/2/9 11:20:48 10楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

原文由 yayicuo(v3253952) 发表:
SOP的使用勿需和客户沟通，这本是实验室的内部文件。对于作废文件的启用，这个概念不对，应该是作废文件要销毁，如果是留用，要加盖作废留用章，而现在用到了，应该重新编号，重新对内容进行修订，是不是我们的操作手法有所变化，其中的经验部分有所调整，所以不存在作废文件的重新启用问题。说到作废标准的使用，这要和客户进行沟通，这是准则要求的。所以我们不能把内外部文件混为一谈。

是的，我们就是针对内部SOP的问题讨论，该SOP已作废了（当时因产品标准更新，由标准B替代标准A).

我意思是，客户现在仍要用标准A，不执行标准B,那相应的，内部还是要用到A标准对应的内部SOP.

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