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主题：【已应助】关于表单的版本受控

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十八湾

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发表于：2021/08/06 19:20:16 楼主管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

实验室有一份设备管理程序，其中涉及的表单有设备的保养记录表（通用型，表单有唯一性编号）。

该表单主要的栏位有设备名称，编号，保养项目和频次等，

实际在运行时，不同设备的保养记录都使用该表单；主要区别在于保养项目和频次不同。

如果设备A的保养SOP更新，其保养项目和频次更新，相应的保养记录表内容也需同步更新。

那实验室如何来识别文件版本？实际该表单是从程序文件引申出来，其大的栏位框架都没有改变。

推荐答案：dahua1981回复于2021/08/06

参考一下
关于对体系文件标识的新认知

体系文件是一切管理和技术活动的依据，为确保使用的各种文件是现行有效的版本，实验室应对体系文件的编制、审核、批准、标识、发放、保管、修订和废止等各个环节实施控制和管理。
随着实验室运行和体系的不断变化，体系文件也会相应的修订或改版，怎样才能够让实验员们辨别出哪是现行有效版本的体系文件呢?
这里，标识管理显的尤为重要。在实验室编写体系文件都会有编号与版本号，以前一直觉得编号与版本号是一致的，经过这次实验室仪器设备的增加，作业指导书的修改，增加了仪器的操作规程、保养维护规程等，在识别版本时出现了一些疑惑，便在论坛中发帖与各位老师讨论，下面来看看这个话题吧……

新增加的仪器设备编写作业指导书，版本号时间该如何界定？https://bbs.instrument.com.cn/topic/7207207
从此贴的讨论中,我豁然开朗,彻底明白了存在体系文件上多年的版本号(A B)原来是这么个意思。多年的结被打开了,眼前一亮,通过这个话题讨论,在突然间开阔了思路,明白了其中的奥秘,心情十分舒畅,在此,特别感谢仪器信息网给我们实验人搭建了这么一个随时随刻自由交流的平台,营造了行业质量体系创新与创造的良好氛围。同时,也非常感谢各位版友及老师们对知识和技巧传播的无私奉献，促使我能够解决疑惑，不断提高自身业务素质和能力。

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2021/8/6 19:39:03 沙发管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

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2021/8/6 20:17:14 板凳管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

干脆把参考出处添上啊https://bbs.instrument.com.cn/topic/7241387

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JOE HUI

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2021/8/6 21:18:52 马扎管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

原文由 h04206010006(h04206010006) 发表:
干脆把参考出处添上啊https://bbs.instrument.com.cn/topic/7241387

老师，你对沙发的回复真是一针见血啊，其实沙发老师这样的回复没任何建设性意义

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yanli197604

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2021/8/6 22:15:10 地毯管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

在通用型记录上重新针对性设计个记录

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ztyzb

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2021/8/6 22:19:47 地板管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

评审准则要求必须建立文件控制程序。实验室本身就应该有受控文件一览表（包括四级体系文件）并且实时更新，文件每一次修订都需要填写相应表格（基本上走申请审核批准程序）并由规定的负责人发布（如质量手册修订由质量负责人发布并宣贯）。楼主实验室每一次的文件修订至少相关人员会知道最新版本，如果误用了可能就是有某个环节没按照文件规定运行。

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timesriver

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2021/8/6 23:08:51 6楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

一般每台仪器的程序文件都是不同的，频次和具体方法文件都应该是单独对应的，不能一对多使用。

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路云

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2021/8/6 23:28:57 7楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

原文由 十八湾(v3151876) 发表:
实验室有一份设备管理程序，其中涉及的表单有设备的保养记录表（通用型，表单有唯一性编号）。
该表单主要的栏位有设备名称，编号，保养项目和频次等，
实际在运行时，不同设备的保养记录都使用该表单；主要区别在于保养项目和频次不同。
如果设备A的保养SOP更新，其保养项目和频次更新，相应的保养记录表内容也需同步更新。
那实验室如何来识别文件版本？实际该表单是从程序文件引申出来，其大的栏位框架都没有改变。

表单不是程序文件，也不是《操作手册》或《作业指导书》，而是空白表格。所谓表单的版本受控，指的是每份空白表格(即表单)的格式，必须经标准化部门标审备案，给出唯一的标审号(即“表单版次号”)，不得随意变更修改表单的格式。包括表格标题名称、表格中固定的文字信息部分(如：表头栏目的名称等)，其位置、字体、字形、字号都不得随意变更。如需修改变更，则必须重新报标准化部门标审备案，重新给标审号发布，以替代旧版表单，旧版表单同时废止。与此相关的程序文件，也应同步进行修订。
在大型企业，表单的版次控制通常都是由标准化部门负责管理的。

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