场景:对某生态环境监测机构实施监督检查,评审员发现该机构某型号
气相色谱分析原始记录中只有仪器的工作条件、峰面积等信息,没有仪器打印的谱图,机构负责人称有机样品量大、谱图多,全打印出来工作量大且不便于保存。评审员随机抽查纸质原始记录与仪器工作站的电子记录,均能一一对应。评审员问电子记录是否备份保存,机构负责人称该工作站只与
气相色谱仪联用,不做他用,工作站不会损坏,电子记录可长期保存不会丢失。
不符合事实描述:该机构某型号
气相色谱仪工作站电子记录未备份保存,不符合《检验检测机构资质认定 生态环境监测机构评审补充要求》第十六条规定。
可能发生的原因:对电子记录保存要求的培训、理解不到位,没有意识到应该对电子记录进行备份保存。
建议采取的措施:加强对电子记录保存要求的学习、培训,并验证培训有效性;在《文件控制程序》中明确每季度对电子记录进行备份并归档保存;每季度对
气相色谱仪工作站中的电子记录刻录光盘,注明对应处理样品的信息,并归档保存。