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主题：【求助】外来文件清单更新后，旧的外来文件清单标识问题

浏览0 回复6 电梯直达

luohi123

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发表于：2023/03/01 14:17:42 楼主管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

外来文件有变更后，实验室一般都会对外来文件清单进行更新，形成新的外来文件清单，那对于原来的外来文件清单应如何管理？才不会出现误用旧记录的可能。这是不是表示旧的外来文件清单已经过期，要进行相应的标识，如加盖"作废"章进行标识来识别。以此类推，对于整个管理体系运行产生的记录在管理过程中，如有相应的新记录代替旧的记录，原来形成的记录是否都意味着过期，要进行标识管理，以防止误用。不知大家实验室有没存在这方面的困扰，又是怎么进行有效合理的管理。

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2023/3/1 14:27:08 沙发管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

填写新旧标准、新旧记录发放、回收表格，通知相关人员并签名，旧的回收作废，盖好标识。

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2023/3/1 14:54:26 板凳管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

a 体系文件的发放、回收记录（即《管理体系文件控制和维护程序》文件三中的〈文件发放回收登记表〉，由资料员负责）（每次发放和回收都要有记录）
b 体系文件更改审批表；（由资料员负责）
c 文件修改页（修改后的文件都应有修改页，由资料员负责）
d 外部文件目录（即程序文件三中的〈外来文件资料登记表〉，由资料员负责）内部文件目录（即程序文件三中的〈内部受控文件登记表〉，由资料员负责）
e 作废文件，收回的作废文件都要盖作废章（由资料员负责）
f 文件定期审查记录（可以会议记录形式在管理评审前进行，由质量负责人提供）
g 文件借阅登记表（由资料员负责）
h 文件销毁记录表，由资料员负责。
i 体系文件置换申请表（需要时填写）

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luohi123

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2023/3/1 16:10:57 马扎管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

原文由 yiukk(m3255382) 发表:
填写新旧标准、新旧记录发放、回收表格，通知相关人员并签名，旧的回收作废，盖好标识。

记录不是进行存档保存，编制存档编号、序号、存档日期等进行编册存档就可以了，成册的记录编制一个存档记录的清单，方便记录的查询就可以了。如果记录还要像管理体系文件一样进行发放、回收，这会不会有点多此一举，包含发放、回收表格本身形成的记录也要进行发放回收，有点无限循环发放回收的意思在里面，弄得太复杂化也不是好事。对多份不同日期产生的记录，如新记录代替了旧记录，对旧记录进行标识的主要目的是不要误用旧记录。

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2023/3/1 16:16:32 Last edit by luohi123

zal

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2023/3/1 16:33:21 地毯管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

新文件形成，旧的文件盖作废章作废处理，避免误用～

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承之

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2023/3/2 16:11:05 地板管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

清单作废掉就可以了

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2023/3/3 10:16:57 6楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

原文由 承之(dacaoyu) 发表:
清单作废掉就可以了

这清单究竟是文件还是算作记录？在认可准则中，规定了政策声明、标准、规范、制造商的说明书、校准表格、图表、教科书、张贴品、通知、备忘录、图纸、计划等都属于文件，那将管理体系的空白表单填写完整，签名写好日期后究竟是算作记录还是文件？还是文件和记录可以混为一谈，不分彼此，谢谢答疑。

CNAS-CL01:2018认可准则中：8.3.2 f) 防止误用作废文件，无论出于任何目的而保留的作废文件，应有适当标识。这里说到的文件和ISO 9001标准中说到的成文信息意思上有差异，文件不包含记录，但是成文信息包含文件、记录，不会产生歧义。

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2023/3/3 11:11:43 Last edit by luohi123