主题：【分享】文件的控制的目的和要点

1、文件的编写。质量手册的编写应由管理者代表负责拟订草案，然后组织高层管理人员采用多方论证的方式讨论统一意见后予以定稿。程序文件应各职能管理部门主管负责拟订草案征求相关部门意见
2、那些文件需要控制？按照标准的要求，需要控制的典型的文件有：质量手册；程序文件；经营计划；员工教育、资格、培训等工作描述；适用的行业标准；质量计划；质量保证程序；顾客特殊要求；工程图样；工程标准；材料规范；数模CAD；过程流程图或过程描述；控制计划；检验指导书；试验方法；校准程序；作业准备验证表；作业指导书等等。另外在标准“6.2.2.4员工激励与授权”中所要求的激励机制方面的管理性文件也应控制，如：员工合理化建议奖励办法；奖惩管理条例等等文件可纳入组织的第三层次文件进行控制。但组织中一些与产品质量关系不大的管理规定可以不用去控制，如：员工宿舍管理规定；门卫登记制度，因为在标准当中对员工的住和行没有明确提出集体的要求，当然为了规范组织内部的管理，组织可以按照标准中的控制方法对这些行政性管理文件进行控制。
3、是不是所有受控文件都必须要盖印受控章，这要处决于文件的时效长短，有些文件时效很短而且更改的可能性也很小，也不会被误用，这类文件可以不用盖印受控章，也可以不做发放登记，如：培训通知；内审通知；周生产计划等等。对于时效较长的文件，往往更改的可能性较大，因此一定要做好文件发放记录，并在文件上加盖受控文件印章标识。这类文件除了上面提到的需要控制的典型文件外，还有如：年度经营计划；年度培训计划年度生产计划等等长时间指导有着人员操作的文件。
4、实物样件也是文件。不管是顾客提供的标准样件还是组织生产的边际样件均是文件，因为它也具有沟通意图、统一行动功能，对实物样件的控制，组织可以借助于合适的标识卡片进行控制。
5、熟练工操作岗位也应有指导性文件。只要是产生过程特性的岗位均应在适当的时间、适当的位置、得到适当的文件。
6、技术文件的更改日期与实施日期。一般地，技术文件的更改会涉及到组织中不同的工序甚至不同的车间，不同的产品的特性变更会在不同的时间实施，因此，更改后的文件发布之是并不一定就是实施日期，例如某一产品长度是在第一道工序产生的，而更改后文件发布时第一道工序没有在生产，所以也就无法实施新的标准，这时候发布之日就不是实施日期，只有当该产品第一道工序开始按更改后文件生产时才是文件更改的实施日期，此时，生产车间将实施日期填写在文件更改通知单上形成记录。
7、外发文件的控制。过程中有外包的工序，组织应向外包单位提供相关的技术文件并得到控制，作废的文件应从外包现场撤回，以防误用。