职责分配表对于一个组织是非常重要的,职责分配是最高管理者的任务和权力,只有职责分配表的职责分配清晰,各部门职责管理程序才能够写得具体而符合实际,管理体系的每个管理程序也才能够写得可操作性强,才能落到实处。职责分配表职责分配不明确,各部门的工作就是一笔糊涂账,该自己管的没管,该别人管的它乱插手。
职责分配表的职责分为三个层次,决策层、管理层和执行层。决策部门负责某个过程(活动)的决策,该不该做,做的原则,决策层说了算。管理层按决策层的决策编制管理程序、管理标准,对该项活动实施管理、监督、检查、考核。执行层按管理层制定的文件规定做好该项工作,如果认为该项工作不该自己做或不该那样做,应该向管理层反映。管理层驳回就还应该执行文件规定,仍然有意见可越级反映给决策层。决策层认为意见对可要求管理层修改文件,管理层应执行决策层的要求,决策层认为管理层的规定正确,即为终极裁决,执行层就应该严格执行管理层制定的文件。
职责分配表将管理体系要求的每个要素均进行了职责分配,是管理体系正常运行的组织保障,职责分配表是每个管理程序的纲,每个管理体系的每个管理程序、标准或制度,都不能与职责分配表的职责分配唱反调,有关各部门职责的相关文件均应符合职责分配表的职责分配。
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