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主题：【求助】体系文件中的质量手册和程序文件存档原件只是存档留用的话还需要有分发编号吗？

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状元秀
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发表于：2023/07/15 15:35:01 楼主 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
体系文件中的质量手册和程序文件存档原件只是存档留用的话还需要有分发编号吗？
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2023/7/17 9:48:36 沙发 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
不需要，按照文件复印的数量，从1开始编写，给出一个分发号
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承之
dacaoyu
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2023/7/18 8:15:44 板凳 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
存档不需要分发 因为没有分发
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abzh99312
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2023/7/18 9:16:58 马扎 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
分发编号的意义在于控制资料分发份数，便于管理追踪资料去向及核对回收情况。
存档，存的什么档，无效档还是有效档，是否受控，如果不受控，有疑问时以什么为准，存他何用，如果受控那么就需要有分发编号，否则怎么区分怎么回收销毁？
当然，你也可以在文件控制中特别规定“文控留档受控手册和程序文件为原版，无需加分发编号“
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hou1210
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2023/7/19 6:40:53 地毯 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
存档的不用分发号的。
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tooshuje
Ins_d2a371de
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2023/7/20 9:13:02 地板 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
我们机构对存档的原件有如下规定，供参考：
原件只能用于历史存档、制作受控副本；原件不得发放并用于日常的使用；原件须装袋，妥善保存，不得污损、折叠、打孔；原件必须保持其原始状态，不得额外添加永久性的标识；……

问：原件不受控吗？不盖受控印章吗？
答：原件需要受控，但不是借助受控章，而是通过管制措施。原件只能用于历史存档，制作受控副本，不用于日常使用，因此一般员工接触不到原件（需要使用的时候应当阅读受控分发的副本），原件理论上只有档案管理员才能接触，而且应用场景只有存档和按照指令制作受控副本。

问：现行有效的文件怎么识别呢？作废的文件不添加作废标识吗？会不会用错？
答：日常使用的受控副本才会添加有效标识（受控章、作废章等）。文件的有效性通过《适用文件清单》来控制。原件，由于其特殊的用途，无须添加受控章、作废章之类的标识。
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xinye1210
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2023/7/20 21:02:45 6楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
如果是单纯的存储的话不用分发编号，毕竟没有发给人家啊。
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