(2)采购文件必须明确供货人或投标人实质性响应的内容
采购文件是一个要约,业主把自己要买的东西描述得越清楚越好。 如果供货人没有对采购文件的实质性要求和条件作出响应,或者响应不完全,都可能导致采购失败。所以,采购文中需要供货人作出实质性响应的所有内容,如所需的配置、关键的技术指标、交货和验收时间、质量要求、提供服务的时间、投标人应当提供的有关资格和资信证明文件、质量保证金的数额或其他形式的担保、技术标准和要求等都应具体、清晰、无争议。避免使用原则性的、模糊的或者容易引起歧义的词句。
(3)如果是招标采购,采购文件中不能出现违法和歧视性条款
按照国家的招投标规定,必须保证采购活动的公开、公平、竞争和择优。因此在采购文件中不得出现违法、歧视、倾向强制、排斥或保护潜在投标人的条款。有的标书虽然设置了多种品牌,但同时也设置了许多倾向性障碍,把某一种品牌特有的功能或专利作为必备要求和限制条件,因此要注意所编制的仪器技术规格、参数、型号不应造成对有资格投标的任何供应商的歧视。通常招标的采购文件只能列出拟购仪器的名称和性能要求,不能列出具体品牌型号,也就是说,不管国产的何种品牌、何种型号的产品,只要是所列产品的名称基本符合所提性能要求都是有效产品。供应商有权对标书中的问题提出质疑,对于质疑或发现有遗漏内容,采购方应及时对质疑作出反应,如发表澄清或补遗公告等,否则将遭到投标人的投诉。