仪器设备管理程序
1 目的
保证设备采购、使用维修和管理程序顺利进行,满足使用要求。
2 适用范围
适用于实验室所有测量仪器和其它辅助设备的管理。
3 职责
3.l 全部库存和在用仪器设备均属固定资产,在用仪器设备由设备管理员管理并建立设备台帐,库存仪器设备统一由水质综合室管理。
3.2 仪器设备的调研采购由技术负责人组织相关人员办理。
3.3 仪器设备的计量检定、维修和设备档案的管理由设备管理员负责。
3.4 仪器维护由该设备使用人负责。
4 工作程序
4.1 仪器设备验收工作
“验收工作”主要指从仪器的开箱检查、安装到仪器设备调试完毕,最后向有关部门提交调试报告的整个过程。
4.1.1 开箱检查:仪器使用室在仪器开箱之前,应确定仪器使用人,开箱时技术负责人会同设备管理员、质量控制室与仪器使用人(大型进口仪器必要时要有仪器生产厂商代表参加)检查箱内实物与合同装箱单是否符合,有无合格证,外观是否完好,说明书是否齐全等,然后所有验收人共同填写开箱检查记录。验收后装箱单与合格证暂由设备管理员保管,说明书登记后暂由使用人保管。
4.1.2 安装调试:大型仪器的安装调试由设备管理员组织协调厂家工程师、仪器使用人共同承担,小型仪器由仪器使用人会同设备管理员承担。安装调试工作一般包括根据仪器说明书的要求接好电源、安装仪器的各个部分及软件,然后通电检查仪器的硬件部分和软件部分,再按仪器技术指标要求检查仪器的性能指标。
4.1.2 仪器调试完后,由该设备使用人员编写仪器的调试验收报告并上报技术负责人。设备保管责任人及时对仪器建档,仪器档案中应包括仪器的合格证、使用说明书原件、调试验收报告、装箱单等,最后仪器设备档案由设备管理员保管。使用人保管日常使用说明书的复印件。
4.2 仪器设备的使用与维护
4.2.1 设备管理员向仪器设备的使用人提供必要的设备说明书复印件,按《文件的控制与管理程序》纳入受控文件范围。
4.2.2 设备使用人对使用的设备应通过岗位操作或专门学习,达到懂结构、懂原理、懂性能、懂用途、会使用、会维护。设备需明确保管责任人。使用特殊设备者要有内部上岗证。仪器设备保管责任者应按照仪器的操作、维护程序定期对仪器进行必要维护、保养,并在《仪器使用记录》中详细记录维护日期,维护人、维护内容、仪器状况等。
4.2.3 设备保管责任人负责相应的仪器设备的作业指导书的编写,并保证其现行有效,经质量负责人批准后使用。
4.2.4 设备使用人员要保持设备清洁,要严格按操作规程正确使用设备,保证使用的设备处于良好的运行状态,认真填写仪器设备使用记录。仪器设备出现异常情况本人排除不了时,未经维修人员许可不得擅自拆机修理,要及时向室负责人汇报申请维修。
4.2.5 设备管理必须坚持维护与检修相结合,以维护为主的原则,实行设备专人负责制。设备保管责任人应按相应的仪器设备作业指导书中的维护计划开展维护工作并将维护情况写入仪器设备维护记录表。
4.2.6 设备保管责任人因工作调动应对责任设备作认真交接,交接工作由设备管理员和各相关室负责人监督,记录中包括交接仪器设备的名称、型号、编号、仪器状态是否正常、备件附件是否齐全等、如有缺失必须注明,由交接双方及室负责人签字,交接双方及设备管理员各执一份。
4.2.7 仪器设备使用、维护的监督检查包括质量控制室对各室的监督检查,及各室主任或设备管理员对本室的检查。全面检查每半年一次。对不符合规定的情况及时纠正,并做好记录,填写仪器使用、维护情况检查表。
4.2.8 仪器设备外借时必须得到技术负责人的批准,并做好借出归记录,填写外单位借用设备登记表;对外借仪器返回时,使用科室负责人负责对其功能、校准状态进行核查,并填写完整外单位借用设备登记表。
4.2.9 大型仪器设备的安装、使用地点和保管存放地点确定后,报送设备管理员登记,若有变更应经技术负责人批准后方可调整。
4.2.10 当在用设备发生人为责任事故后,要及时报告技术负责人及设备管理员,并应追究事故责任者;对隐瞒事故、不认真采取措施的科室及个人,责任科室应予查明,并报告质量负责人,给予批评或纪律处分,严重者追究经济责任。
4.3 仪器设备的检定工作
设备管理员负责计量仪器设备的计量检定工作,有关科室要积极配合设备管理员共同作好仪器设备的管理和检定工作。
所有计量仪器设备需经检定(自校)合格后方能使用。设备管理员按照仪器类型从外部支持服务单位名录中选择合适的检定校准单位(国家技术监督局隶属的计量管理部门或通过实验室国家认可的校准实验室)进行检、校准,不合格的仪器不准使用。经过强检或自校合格的仪器应予标识。
4.3.1 需要外部计量检定机构检定的计量器具,由设备管理员负责联系安排检定事宜。某些专业性较强的仪器,可由有关室自行联系检定,同时报技术负责人同意。
4.3.2 计量部门来站内检定仪器时,有关设备使用人事先必须作好准备工作。如:电源连接线、电极、比色皿、蒸馏水、酒精、棉花等。
4.3.3 检定过程中,设备使用人应跟随检定人员,学习、观察、了解有关检定内容、方法、结论等情况并作好记录。
4.3.4 站内自校的仪器,责任科室按年度自校计划要求按时对仪器进行自校。
4.3.5 所有计量仪器设备要开展运行检查工作,具体执行《运行检查管理程序》。