检验记录是出具检验报告书的依据,是进行科学研究和技术总结的原始资料;为保证检验工作的科学性,检验原始记录应该做到规范性、原始性和可追溯性。
一、记录的规范性
(1)人员签名
原始记录应有实验人员签名,所有签名必须由本人完成,不能代签。
(2)项目结论
每个实验项目开始前应首先记录这个实验的项目或目的。实验结束后也应该对结果进行分析,并得出明确的结论。
(3)记录书写
原始记录的书写应字迹清晰、用字规范,所有的记录须用蓝色或黑色字迹的钢笔或签字笔书写。不得使用铅笔或其它易褪色的书写工具书写。
原始记录应使用规范的专业术语,不要出现不确定量(如1~2滴,5~10ml),计量单位应采用国际标准计量单位,有效数字的取舍应符合实验要求;常用的外文缩写(包括实验试剂的外文缩写)应符合规范,首次出现时必须用中文加以注释;属外文译文的应注明其外文全名称。
(4)记录修改
原始记录不得随意删除、修改或增减数据。如必须修改,应在修改处按体系文件的要求修改,不得完全图黑,保证修改前的记录能够辨认,并应由修改人签名,必要时注明修改时间及原因。
二、记录的原始性
试验记录应边实验边记录,不可事后补记或转抄。原始记录中不仅要记录标准正文描述的实验结果内容,更要将实验过程中观察到的现象,异常现象的处理,产生异常现象的可能原因及影响因素的分析等进行完整的记录。
三、记录的可追溯性
(1)溶液:常用的溶液有标准滴定液、标准pH缓冲液、标准比色液、标准铅溶液、标准砷溶液等等。使用到这些溶液时,要在原始记录中注明其来源,并应能在另外的记录本中追溯到配制、标定等记录。
(2)仪器:实验过程中应做好仪器的使用记录,原始记录应与仪器使用登记相对应。
(3)试药:一些特殊试药(毒、麻、精、放)的领用登记应与实验原始记录相对应。
(4)对照品:应记录其来源、批号和使用前的处理;用于含量(或效价)测定的,应注明其含量(或效价)和干燥失重(或水分)。
(5)照片:实验中的照片应粘贴在实验原始记录的相应位置上,底片或电子版应妥善保存。拍照时应做好标识记录,可以在旁边放一小纸条,把相应的名称、简要信息等一起拍下来保存。
(6)图谱、表格:随着分析仪器的进步,数据采集和处理软件的功能越来越强大,每一次检测,系统会记录下很多信息,通常会选择:样品编号、采集时间、存盘路径、打印时间、方法、操作者等信息,打印出来,必要时粘贴在记录纸上,不宜粘贴的,可另行整理装订成册并加以编号,同时在记录本相应处注明。热敏纸打印的记录,必须复印后保留。