主题：【第六届原创】测试记录的管理

  好多公司已经开始无纸化办公，大多数以前需要手工填写的单据，都可以通过OA系统可以直接提交，省事省力。可惜这种方法不完全适用于实验室，“观察结果、数据和计算应在产生的当时予以记录，并能按照特定任务分类识别。”这无异于说明了手工记录的重要性。尽管电子记录已然兴起，但是想要取代手工记录，还有很长的路要走。我甚至认为，只要实验室这个行业依然存在，纸质记录就是不可能被取代的。

    记录既然不能被取代，那么如何规范的编纂和使用记录，就不可避免的成为一个重要的质量管控点。

    严格的讲，记录分两种。管理记录和测试记录。抛开管理记录不谈，单说一下实验记录的管理。

        1.      记录的设计

    在实验室中，设计记录的是一伙人，使用记录的是另一伙人。简单的说，设计记录的一般是实验室各级领导，使用记录的大多是测试人员。如果设计人员有丰富的一线经验的话，表单设计的往往比较实用，测试人员会比较容易接受，缺点是可能会有重要信息的缺失，不符合质量体系要求；如果是没有过多一线经历的学究设计的表单，大多信息量充足，符合标准和规范要求，缺点填写工作量太大，测试人员未必喜欢，这种记录用一段时间，记录缺胳膊少腿的情况不可避免，会失去设计的本来意义。

    这种问题的根源在于大多数表单都是正向设计，即以设计人员的意志为主，很少进行反向设计，考虑使用人员的感受和质量体系的合规性。

    质量体系的合规性是质量负责人的事情，好的质量负责人有能力发现不合规的地方并纠正之，此处不多谈。更多需要考虑的是使用人员的感受。

    问一个问题，大家在设计记录的时候，是否亲临一线，感受一下，在正常工作中，测试人员一天的工作量有多少，一次测试中他有多少时间去写记录？如果没有，那么恭喜你，你设计的记录一定有问题。

    再问一个问题，设计记录的时候，是否考虑了人员能力，测试的开展次数，以及表单打算何时换版？

    第三个问题：是人就会错，一旦记录错误，是否有足够的空间去更正错误的数据？

    如果上述三个问题没有好好的考虑的话，你觉得，这种记录表单的实用性有多少？

    对于经验丰富，能力强的实验员来说，表单完全是最本来的面目——记录纸而已。无论设计的如何，都能使用的得心应手。但是这种人毕竟是少数，可遇而不可求。很多人，特别是新进的测试人员，好的测试习惯还没有养成，他们往往不是依据指导书，而是根据记录表单的要求进行测试的。这时候，记录表单作为防错和防呆的最后一关，其保证测试质量的功用，不容小觑。

    记录的设计，要以人员的现有能力、测试难度作为出发点。如果实验室是新建的，对人员的能力不是很确定，不妨把记录表单设计的指导书化，将重点要求直接印在表单上，提示人员不要忘记。如果实验室运行了一段时间，人员比较熟练，就可以简化表单的内容，将指导性的内容去除，以提升效率。在记录表单中，确定性的结论，可以直接印制在表单上，让测试人员勾选即可，以节约时间，免得因为填表时间过长而耽搁实验，也可以防止由于人员倦怠而产生的应付心理。对于特别复杂的实验，在记录表单的设计上要更加细心，按照最佳测试流程编排，这样既可以避免人员遗漏项目，又可以提升测试效率。

    在记录设计时，另一个重点是同一份记录修订前后的风格要尽量的统一，避免变动过大，给使用者带来不适，进而影响记录的质量和测试的效率。

    还有一点不能忽视，记录表要留有足够的空间用于修正错误数据。曾经见过一下实验室，记录控制程序写的很详尽，连修正值的填写位置都进行了准确的规定，但翻开记录表单一看，设计的过于紧凑，根本无法在规定的地方进行清晰、明了的更正。好的规定、要有好的策划，才能有好的执行。不然，再好的规定也不免变成一纸空文。

    见过很多新建的实验室，从第三方挖一些资深测试人员做管理层，使用的测试记录表单也是完全照抄第三方的。这表面看来是省时省力又规范的做法，依个人愚见，这实际上大谬不然。第三方的表单设计是基于百年技术传承和相对规范的质量管理基础上而建立起来的，大多简洁有效，经得起考验，有利于提升工作效率。但是作为新实验室的记录表单，则未必适合。新实验室需要的是建立正确的测试流程，提升人员能力，而非向第三方那样注重效率。在人员能力和质量管理水平有限的下，全盘照抄外资实验室的技术表单，对提升人员技能，培养细节感上，会有很多欠缺。长此以往，对实验室的健康发展，是不利的。表单可以借鉴，但不能照抄，因地制宜，才是管理之道。

        2.      记录的印制

    记录的印制是个很容易被忽略的问题。许多实验室有印刷精美的专用报告纸，甚至有些外资实验室还会花大价钱请广告公司设计版面，来提升报告的可读性，争取客户。为了让自己的报告好看、防伪，大家都使出了浑身的解数。可惜的是，人都注重表面的光鲜，对于客户看不到的记录纸，基本就没有那么重视了。

    记录这个东西，说没用是真没用。正常情况下，除了实验室质量部的核查人和内/外审员，不会有人再从故纸堆里找出记录探个究竟。因此，对记录使用什么样的纸张不重视，甚至对记录本身不重视，也是理所当然的.

    可是想过没有，万一有人来打官司怎么办，就算没有人来打官司，纸张不适合，实验员用起来不舒服，又怎么办？

    有人说，没有听过实验员提出类似的问题啊，这是自然。实验员往往在第一线，他们的意见，真正得到重视的非常少。久而久之，喜欢提出问题，帮助改进的一线人员就更少了。管理人员因为听不到意见，以为自己做的很好，实际上闭目塞听而不自知。很多组织，就是因为管理人员的懒政，而一天天衰败下去的。

    为了节约成本，较大的实验室，使用的测试记录表单大多是外发印制，这样做的好处有很多，就不赘述了。单单讲一下这么做容易忽略的地方。

    测试类记录和管理类记录有着本质的不同。管理类表单使用环境优越，基本都在办公室的空调环境下流转，且很多管理类表单不常用，使用时打印一张即可，不会出什么问题。而技术测试类表单就没有这么好运了。很多测试条件很恶劣的：户外测试、强光、弱光下测试、IP防护等级测试等等，在测试条件不怎么样的时候，一张合适的记录纸，不但能让实验员顺利的记录数据，更能体现出管理层对一线人员的关爱，融洽组织关系。

    我对纸的型号不大了解，因此在这里只能给了给个粗略的建议，供参考。比如IP防护等级的记录纸质量一定要好，面光一点，不容易沾水和灰尘，纸张质量不行的话，几年之后再去翻阅，可能就黏在一起打不开了；在光线不好的地方，尽量采用鹅黄色的纸张，有利于保护缓解测试人员的视觉疲劳；户外测试用的纸张要厚一点，并且防水性能要好，这样做既可以避免纸张太薄造成的书写不方便，又可以避免因为测试人员出汗而造成的记录模糊，导致数据无法追溯的情况出现。

    单纯从成本考量，为不同的记录使用不同的纸张未必合算，但从实验室发展角度来看，我觉得这么做还是很值得的。实验记录一般都要保存很久，万一原始数据损坏，会得不偿失。再说，关爱测试人员，他们的忠诚度会上升，人员的稳定，是管理层的巨大财富。

      3.      记录的审核和归档

    交上来的记录水平如何，首先和记录设计人员的水平密切相关，其次才是记录填写人员的水平。但在现实中，往往记录质量不高时，首先处罚的是记录人员，而和设计人员没有关系。这不得说是打错了板子。如果仅仅是一个人做错，那是水平和责任心不行，处罚是应该的；如果大多数人都做错，就是管理问题了，管理层一定要承担自己的责任，而非简单的罚款了事。否则。为了避免罚款，测试员会把记录做的漂亮，那么久没有足够的精力做测试。实验一定会出问题。看得见的是错误，看不见的，是错误背后的根本原因。

    记录的问题，多从表单的设计上找原因，设计没问题，就多培训其他的（比如数字修约等等），再不行，那才是人员的问题。

    关于记录的审核就说这么多，下面谈谈记录的归档。

    记录归档的难度和实验的难度关系不大，倒是和实验周期的长度关系很大。如果你使用了LIMS，请自觉忽略以下内容，因为好的LIMS+一台优秀的扫描仪，会轻松处理这个难题，不用在这看我废话。

  对于只有几张记录纸的实验，很简单，记录审核完成后，直接装订提交就可以了，为了避免有人偷梁换柱，装订的人员在编码之余，可能还会加一个联页章，这就OK了，直接交报告编制人，最后档案室去也。

    有几十页，上百页记录纸的归档就没这么简单了。但也不是很复杂。有的兄弟建议按照测试顺序对记录纸进行整合，以时间顺序排列。对此，我觉得欠妥。虽说实验室都有测试计划，但是计划没有变化快。各种紧急实验，设备异常等等原因，会造成计划和实际情况的不准确，按照时间的工作量太大，还没有规律。不如按照标准条款的顺序编号来的实在。报告编制人是按照条款号为顺序编制报告的，按条款整合记录纸，对于装订人，编制人而言都方便，无疑是个好做法。报告完成后，记录档案室去也。

    最困难的一类实验是长周期实验，一些环境实验是论年做的，这种记录的管理也最麻烦。实验没有做完，报告没出，档案室是不收的，即使放到档案室，这类记录经常要调阅，也不是很方便。

    由实验室人员对记录的管理也有点问题。测试人员对档案也不是很在行，尤其是，环境实验室的条件很差，不适于长期保存记录。对此，我采取的是个折中的办法。长周期实验记录审核完毕后，就必须进行扫描，内部归档，防止原始记录损坏造成数据丢失。并在实验室的办公室内，建立一个由助理负责管理的临时档案室。助理在档案员那里培训一下，现在看来管得还不错。不知道大家有没有更好的办法。可以分享一下。

      4.      记录归档后的管理

  首先，你要有一个好的档案室，适合长期保存记录。

  其次，要有负责的档案管理员，档案室平常没人去，管得如何领导和外人不是很关心，这时候，档案员的责任心就很重要了。

  再次，要有一套好的管理规则，建议买一套管理软件，省时省力。

  接着，定期检查一下档案，免得损坏。

  最后，如果有条件的话，最好把所有的纸质记录电子化省得去档案室翻故纸堆。

  我能想到的就这么多了。

  希望大家能管理好自己的记录，别人看不见、别人不注意的地方，是最能体现管理的水平的地方。