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主题：【求助】有关质量管理体系中文件和记录方面具体的几个问题，求老师赐教！！！

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发表于：2017/07/27 10:42:57 楼主管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

有关质量管理体系中文件和记录方面具体的几个问题：
本人去年刚接触质量管理体系工作，由于国企改革重组，目前负责两个单位的质量管理体系工作。两套体系大体结构相似，可是一些细节规定不一致总把我搞的糊涂，希望有老师赐教，搞明白正确的方式。
A公司将《受控文件清单》，《质量管理记录清单》，《质量目标分解表》规定为记录，明确保存年限；
B公司将《受控文件清单》，《质量管理记录清单》，《质量目标分解表》规定为公司管理文件，有版本号。
实际操作中，B公司每年年初要分解质量目标，就要提交相应的《文件更改申请单》，即使除年份外其他内容无变化，也更改了修订版本号。这个版本号变更影响《受控文件清单》内该项记录内容变更，导致又增加一个《文件更改申请单》修改《受控文件清单》。每个受控文件的更改都要更改《受控文件清单》。
更改前：

3	受控文件清单		3/2
5	质量目标分解及监测办法		5/0

更改后：

3	受控文件清单		3/3
5	质量目标分解及监测办法		5/1

如果按A公司规定，有一《操作规程》修订，版本号变更，那我《受控文件清单》内版本号一栏的内容也有变更，我就重新填一下表就可以了吗？没有版本控制，不需要更改申请？
真的不知道怎样是对的!!!!
我有如下问题：
1.哪个公司规定是正确的，还是根据公司各自考虑，怎么规定都行。文件和记录两个概念是从属关系吗？记录是一种特殊形式的文件？那如果非要区分开来，狭义的理解，我可以理解为文件是要求、规定、结论总结等方面的信息，文件是可以修订的，有版本号；记录是一种过程证据方面的信息，记录是真实状况的反应，是不可以修订的，不涉及版本号。可以这样理解吗？
2.体系内明确规定记录的保存年限，文件说应长期保留。那么对于记录，如果保存到期，我不做《文件处置申请》《文件销毁记录》，我晚了一两年再去处理算是错误吗？一定要按时处理吗？而对于文件，如《操作规程》，有微小修订后，比如从1/2改到1/3，那1/2版本文件怎样处理？长期保存吗？如果没有参考价值可以直接作废销毁吗？

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2017/7/29 10:06:33 沙发管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

文件是具体规定怎么做的，记录是用来支撑文件的。文件需要修订，修订了的文件要把源文件替换并且销毁，这个时候就产生了记录来支撑你的文件，记录主要有文件修改申请单、文件修改通知单、文件处理记录，文件处理登记表，文件销毁记录。当然还有一些附带的像是受控文件一览表啊啥的。文件处置要按时处置，不然会误用旧版本的文件。至于记录，因为我们只有电子版的记录，所以只写文件更改的相关内容，不做处理，因为文件更改里面就有处理方式，我们记录的处理方式是更换电子版。至于保存期，CMA和CNAS准则上面都有规定，可以看一下。

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