主题：【求助】如何解决实验室档案管理中的一些问题

实验室检测报告管理表格：
  http://www.instrument.com.cn/download/shtml/086992.shtml

实验室计量认证后检验报告规范化管理的探讨
实验室应从规范检验报告做起
楼上，以上两篇文献供您参考一下，您提到那些细节问题，个人认为应该依照实验室相关管理规范的前提下，怎么便于管理、使用就怎么处理。

原文由 sql217 发表:

  我是中心的一名业务员，兼管实验室档案。我想问一下各位：1、检验报告保存时是要装订，还是要用胶水粘贴？2、检测标准保存时是装订好，还是用推夹散放好？用线绳装订存在的问题是不好复印，太厚了不好装订。3、质量手册、程序文件等质量体系文件发放和领取应有记录，如何设计表格较好？此外，换页或换版时又应如何确认？发放和领取表格怎样设计较好？请有经验的高手给我提供一些帮助吧。谢谢啦！

你的问题虽然只有三个，但要回答得清楚也不容易，下面一个个来回答：
1.检验报告保存时是要装订，还是要用胶水粘贴？
  根据我们实验室质量体系这么多年来的运行情况，检验报告日常保存时先用活页夹按顺序（日期或你实验室的内部编号）夹好，放在《检验报告及记录》档案盒里，年终时可将本年度的全部检验报告按顺序装订好保存，尽量避免用胶水粘贴，那样以后查阅起来会非常不便的。

2.检测标准保存时是装订好，还是用推夹散放好？用线绳装订存在的问题是不好复印，太厚了不好装订。
检测标准保存时也尽量避免装订，因为装订好以后在使用上极不方便，要复印其中一份就很麻烦了，建议存放在《检测标准》档案盒里。每份标准封面的左上角盖一戳印（见下），档案盒里再设计一张《索引》，这样，查找时先在《索引》里找。正如你所言：用线绳装订存在的问题是不好复印，太厚了不好装订。
 
戳印

3.质量手册、程序文件等质量体系文件发放和领取应有记录，如何设计表格较好？此外，换页或换版时又应如何确认？发放和领取表格怎样设计较好？

先说文件的换版：
质量管理体系文件的修改和换版
  质量管理体系文件每4年换版一次，当出现下列情况时，实验室主任应及时组织人员对质量管理体系文件进行修改或换版：
1）质量管理体系文件中所采用的标准（如ISO/IEC 17025）、法规已有变动时；
2）内部审核或管理评审或外部审核发现有必要修改质量管理体系文件时；
3）本实验室的检测条件、方式、范围有较大变动时；
4）质量管理体系文件中存在有差错或含糊不清，影响执行之处；
5）发生重大质量事故并有证据证明属质量管理体系文件的原因时。

  文件修改原则上应由原起草人提出修改方案，并填写《文件资料修改申请单》，按文件审批权限进行修改审批。
  文件修改后，文件修订者将修改内容按顺序记载在文件修改页。文件修改再版后，由资料管理人员统一发放到受控文件持有者手上，并同时收回作废的旧版文件。             
  计算机内贮存的文件和资料的仅为方便修改而已，所有文件均以印刷文件为准。

再说文件的发放：
文件的发放、登记：
  文件在发放前须标识“受控”或“非受控”，并按《管理手册》规定范围发放，确保本实验室人员在工作中能及时得到和使用有效的文件。
  文件发放由资料管理人员负责，发放时应填写《质量管理体系文件发放记录表》；发放完成后，实验室人员应妥善保管持有的质量管理体系文件，未经许可、登记不得私自外借；若有遗失应立即报告资料管理人员，经实验室主任批准后方可补发。 
  实验室应根据需要建立并保持《受控文件一览表》。
  对外联系文件、上报材料以实验室或实验室主任的名义发送，需要时可复制存查。

最后是文件的管理：
文件资料的管理
  本实验室文件资料由资料管理人员统一编目、集中管理，各类文件应按次序存放件，以方便查阅。
  本实验室的文件资料，除已发放或借出外，集中存放于各分室的资料柜，对“保密”文件须上锁保管。
  室内人员需查阅的，须经资料管理人员同意，阅后须将资料文件放回原处；室外人员需要借阅的，须向资料管理人员办理借阅手续；若是“保密”文则按《保密控制程序》规定进行查问或借阅。
  文件的保存期按有关规定执行。
  因工作调动或退休的实验室人员，所持有的体系文件应交回实验室。               
 
  文件的作废
  需要作废或修改、换版的文件资料，由资料管理人员负责从受控文件持有者处收回，加盖“作废文件”或“资料留存”章后由资料管理人员存放，同时在《作废文件资料清单》上予以登记；特殊情况下需要借阅旧版文件时，应办理借阅手续。

以下是一系列的表格;

质量管理体系受控文件一览表

质量管理体系受控文件一览表

质量管理体系文件发放记录表

质量管理体系文件发放记录表

文件资料借阅登记表

文件资料借阅登记表

文件资料修改申请单

文件资料修改申请单

文件资料登记表


文件资料登记表

作废文件资料清单

作废文件资料清单

文件修改通知单

文件修改通知单

计算机数据更改、修改记录

计算机数据更改、修改记录
计算机数据更改、修改记录

今日再看二位的回帖，真是好感谢！今年四月份，我单位又要接受农业部第二次复查认证，最近我正在整理中心档案，liugui的帖子对我帮助太大了，不胜感激！

原文由 liugui(liugui) 发表:

原文由 sql217 发表:

  我是中心的一名业务员，兼管实验室档案。我想问一下各位：1、检验报告保存时是要装订，还是要用胶水粘贴？2、检测标准保存时是装订好，还是用推夹散放好？用线绳装订存在的问题是不好复印，太厚了不好装订。3、质量手册、程序文件等质量体系文件发放和领取应有记录，如何设计表格较好？此外，换页或换版时又应如何确认？发放和领取表格怎样设计较好？请有经验的高手给我提供一些帮助吧。谢谢啦！

你的问题虽然只有三个，但要回答得清楚也不容易，下面一个个来回答：
1.检验报告保存时是要装订，还是要用胶水粘贴？
  根据我们实验室质量体系这么多年来的运行情况，检验报告日常保存时先用活页夹按顺序（日期或你实验室的内部编号）夹好，放在《检验报告及记录》档案盒里，年终时可将本年度的全部检验报告按顺序装订好保存，尽量避免用胶水粘贴，那样以后查阅起来会非常不便的。

2.检测标准保存时是装订好，还是用推夹散放好？用线绳装订存在的问题是不好复印，太厚了不好装订。
检测标准保存时也尽量避免装订，因为装订好以后在使用上极不方便，要复印其中一份就很麻烦了，建议存放在《检测标准》档案盒里。每份标准封面的左上角盖一戳印（见下），档案盒里再设计一张《索引》，这样，查找时先在《索引》里找。正如你所言：用线绳装订存在的问题是不好复印，太厚了不好装订。
 
戳印

3.质量手册、程序文件等质量体系文件发放和领取应有记录，如何设计表格较好？此外，换页或换版时又应如何确认？发放和领取表格怎样设计较好？

先说文件的换版：
质量管理体系文件的修改和换版
  质量管理体系文件每4年换版一次，当出现下列情况时，实验室主任应及时组织人员对质量管理体系文件进行修改或换版：
1）质量管理体系文件中所采用的标准（如ISO/IEC 17025）、法规已有变动时；
2）内部审核或管理评审或外部审核发现有必要修改质量管理体系文件时；
3）本实验室的检测条件、方式、范围有较大变动时；
4）质量管理体系文件中存在有差错或含糊不清，影响执行之处；
5）发生重大质量事故并有证据证明属质量管理体系文件的原因时。

  文件修改原则上应由原起草人提出修改方案，并填写《文件资料修改申请单》，按文件审批权限进行修改审批。
  文件修改后，文件修订者将修改内容按顺序记载在文件修改页。文件修改再版后，由资料管理人员统一发放到受控文件持有者手上，并同时收回作废的旧版文件。             
  计算机内贮存的文件和资料的仅为方便修改而已，所有文件均以印刷文件为准。

再说文件的发放：
文件的发放、登记：
  文件在发放前须标识“受控”或“非受控”，并按《管理手册》规定范围发放，确保本实验室人员在工作中能及时得到和使用有效的文件。
  文件发放由资料管理人员负责，发放时应填写《质量管理体系文件发放记录表》；发放完成后，实验室人员应妥善保管持有的质量管理体系文件，未经许可、登记不得私自外借；若有遗失应立即报告资料管理人员，经实验室主任批准后方可补发。 
  实验室应根据需要建立并保持《受控文件一览表》。
  对外联系文件、上报材料以实验室或实验室主任的名义发送，需要时可复制存查。

最后是文件的管理：
文件资料的管理
  本实验室文件资料由资料管理人员统一编目、集中管理，各类文件应按次序存放件，以方便查阅。
  本实验室的文件资料，除已发放或借出外，集中存放于各分室的资料柜，对“保密”文件须上锁保管。
  室内人员需查阅的，须经资料管理人员同意，阅后须将资料文件放回原处；室外人员需要借阅的，须向资料管理人员办理借阅手续；若是“保密”文则按《保密控制程序》规定进行查问或借阅。
  文件的保存期按有关规定执行。
  因工作调动或退休的实验室人员，所持有的体系文件应交回实验室。               
 
  文件的作废
  需要作废或修改、换版的文件资料，由资料管理人员负责从受控文件持有者处收回，加盖“作废文件”或“资料留存”章后由资料管理人员存放，同时在《作废文件资料清单》上予以登记；特殊情况下需要借阅旧版文件时，应办理借阅手续。

以下是一系列的表格;

质量管理体系受控文件一览表

质量管理体系受控文件一览表

质量管理体系文件发放记录表

质量管理体系文件发放记录表

文件资料借阅登记表

文件资料借阅登记表

文件资料修改申请单

文件资料修改申请单

文件资料登记表

文件资料登记表

作废文件资料清单

作废文件资料清单

文件修改通知单

文件修改通知单

计算机数据更改、修改记录

计算机数据更改、修改记录
计算机数据更改、修改记录

原文由 liugui(liugui) 发表:

原文由 sql217 发表:

  我是中心的一名业务员，兼管实验室档案。我想问一下各位：1、检验报告保存时是要装订，还是要用胶水粘贴？2、检测标准保存时是装订好，还是用推夹散放好？用线绳装订存在的问题是不好复印，太厚了不好装订。3、质量手册、程序文件等质量体系文件发放和领取应有记录，如何设计表格较好？此外，换页或换版时又应如何确认？发放和领取表格怎样设计较好？请有经验的高手给我提供一些帮助吧。谢谢啦！

你的问题虽然只有三个，但要回答得清楚也不容易，下面一个个来回答：
1.检验报告保存时是要装订，还是要用胶水粘贴？
  根据我们实验室质量体系这么多年来的运行情况，检验报告日常保存时先用活页夹按顺序（日期或你实验室的内部编号）夹好，放在《检验报告及记录》档案盒里，年终时可将本年度的全部检验报告按顺序装订好保存，尽量避免用胶水粘贴，那样以后查阅起来会非常不便的。

2.检测标准保存时是装订好，还是用推夹散放好？用线绳装订存在的问题是不好复印，太厚了不好装订。
检测标准保存时也尽量避免装订，因为装订好以后在使用上极不方便，要复印其中一份就很麻烦了，建议存放在《检测标准》档案盒里。每份标准封面的左上角盖一戳印（见下），档案盒里再设计一张《索引》，这样，查找时先在《索引》里找。正如你所言：用线绳装订存在的问题是不好复印，太厚了不好装订。
 
戳印

3.质量手册、程序文件等质量体系文件发放和领取应有记录，如何设计表格较好？此外，换页或换版时又应如何确认？发放和领取表格怎样设计较好？

先说文件的换版：
质量管理体系文件的修改和换版
  质量管理体系文件每4年换版一次，当出现下列情况时，实验室主任应及时组织人员对质量管理体系文件进行修改或换版：
1）质量管理体系文件中所采用的标准（如ISO/IEC 17025）、法规已有变动时；
2）内部审核或管理评审或外部审核发现有必要修改质量管理体系文件时；
3）本实验室的检测条件、方式、范围有较大变动时；
4）质量管理体系文件中存在有差错或含糊不清，影响执行之处；
5）发生重大质量事故并有证据证明属质量管理体系文件的原因时。

  文件修改原则上应由原起草人提出修改方案，并填写《文件资料修改申请单》，按文件审批权限进行修改审批。
  文件修改后，文件修订者将修改内容按顺序记载在文件修改页。文件修改再版后，由资料管理人员统一发放到受控文件持有者手上，并同时收回作废的旧版文件。             
  计算机内贮存的文件和资料的仅为方便修改而已，所有文件均以印刷文件为准。

再说文件的发放：
文件的发放、登记：
  文件在发放前须标识“受控”或“非受控”，并按《管理手册》规定范围发放，确保本实验室人员在工作中能及时得到和使用有效的文件。
  文件发放由资料管理人员负责，发放时应填写《质量管理体系文件发放记录表》；发放完成后，实验室人员应妥善保管持有的质量管理体系文件，未经许可、登记不得私自外借；若有遗失应立即报告资料管理人员，经实验室主任批准后方可补发。 
  实验室应根据需要建立并保持《受控文件一览表》。
  对外联系文件、上报材料以实验室或实验室主任的名义发送，需要时可复制存查。

最后是文件的管理：
文件资料的管理
  本实验室文件资料由资料管理人员统一编目、集中管理，各类文件应按次序存放件，以方便查阅。
  本实验室的文件资料，除已发放或借出外，集中存放于各分室的资料柜，对“保密”文件须上锁保管。
  室内人员需查阅的，须经资料管理人员同意，阅后须将资料文件放回原处；室外人员需要借阅的，须向资料管理人员办理借阅手续；若是“保密”文则按《保密控制程序》规定进行查问或借阅。
  文件的保存期按有关规定执行。
  因工作调动或退休的实验室人员，所持有的体系文件应交回实验室。               
 
  文件的作废
  需要作废或修改、换版的文件资料，由资料管理人员负责从受控文件持有者处收回，加盖“作废文件”或“资料留存”章后由资料管理人员存放，同时在《作废文件资料清单》上予以登记；特殊情况下需要借阅旧版文件时，应办理借阅手续。

以下是一系列的表格;

质量管理体系受控文件一览表

质量管理体系受控文件一览表

质量管理体系文件发放记录表

质量管理体系文件发放记录表

文件资料借阅登记表

文件资料借阅登记表

文件资料修改申请单

文件资料修改申请单

文件资料登记表

文件资料登记表

作废文件资料清单

作废文件资料清单

文件修改通知单

文件修改通知单

计算机数据更改、修改记录

计算机数据更改、修改记录
计算机数据更改、修改记录

学习了

谢谢，下载了几个需要的表格参考参考

下载了你的表格，跟我的比较下  ，你可以借用

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