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主题：【第二届网络原创作品大赛】浅谈如何接待认证认可评审

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土老冒豆豆

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发表于：2010/01/27 17:47:54 楼主管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

该帖子已被carollee设置为精华；

　　　　　　　　　　浅谈如何接待认证认可评审

　　　某人说过：好的接待方案就使评审通过了一半。也许很无奈，但我们要学会接受现实。这里土豆没有什么内幕黑幕给大家讲，就谈下自己的一些体会和学到的做法。

　　　首先肯定是要领导高度重视了，任何工作，没有领导的重视，就没有各种资源的高度紧张和密切配合。其次，要拟定一个详尽的接待方案，方案详尽到什么程度呢？举例说吧，就连放在专家房间的水果每天少了几个都要注意到，每天更新。接待方案规定了要做的事情，以及负责该事情的人员。第三，要全部实验室总动员，做好迎检准备工作。至少要做到搞好环境卫生、所有人员均着工作服、挂牌。

　　　这里举例说明接待方案的内容：

　　　接机牌制作、接机工作、订购机票工作。

　　　住宿安排（每人一个单间、房间放花篮、饮料和特色水果）

　　　用餐安排（评审专家的用餐时间、陪同人员以及检验工作人员的用餐安排）

　　　交通安排（车号、司机）

　　　会场准备（桌子摆放、欢迎牌、横幅等）

　　　其他的工作比如宣传报道、摄影摄像、工作服。

　　　后勤保障总负责人、组织协调联系人、现场检查联系人、接待工作联系人的名字、联系方式。

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2010/1/27 17:48:06 沙发管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

　　　接待方案按照接待流程走。首先，制作了一个精美的联系工作指南，上面有队评审专家的致辞、实验室的情况简介。有各位评审专家的对口联系人姓名和手机。有所住酒店的地址等信息。还有当地的地理风情简介以及风景图片。真是一拿指南，感觉这个接待规格、水准立刻上来了——好像旅游团接客哦嘻嘻。

　　　客人飞机到了，实验室老板亲自去接，办公室负责人、质控办负责人陪同，以示隆重。专家的一日三餐，都会有老板、业务科、质控办负责人陪同，在联系感情的同时也套问现场检查注意事项。大家都知道了，多沟通，肯定有好处的了。土豆还没有资格三陪，但我听说老板事先通过网络已经人肉搜索了专家的履历了——知己知彼嘛。

　　　实验室事先准备好大中小号的工作服各n套（n为评审专家人数），因为你不太可能事先得知专家的身材，所以还是准备好大中小各种码数的工作服吧。工作服上标有工作牌：“贵宾001”。

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2010/1/27 17:48:45 板凳管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

　　　在开完首次会议、检查完实验室现场后，评审专家们要看材料了，这就要准备一个适当的空间给专家审阅材料。实验室一般是拿出会议室来作为审阅材料的现场。会议室地方安静、而且场地够宽。

　　　在接待方案中已经规定好了，谁负责会议室后勤，谁负责资料传递，谁负责陪同。总之就是确保会议室内专家需要什么有人给，问到什么有人答。这里有个经验：就是在开场介绍的时候，你介绍本实验室的各位领导啊什么的都行，但别忘了介绍下陪同人员（资料传递员），因为这个岗位才是在材料检查时与评审专家密切联系的人，总不好让评审专家连怎么称呼都不知道吧？这里多嘴说句，资料传递员这个角色很重要，因为评审专家需要什么材料，都是由资料传递员负责拿取，所以一个连接实验室各类资料所在地、能及时有效的拿取资料的人员就很重要了。

　　　这里注意一下，会议室事先要做实做细检查和准备工作。检查门窗水电是否正常。门开关的时候有无异响啊，窗口卫生搞了没有啊，各类电器开关正常否啊？电灯有没有坏的啊。尤其是电，一般现在评审专家都有自己的笔记本电脑了，只要接上电源就好了，那事先就要拉好线准备好n个电脑电源。会议室最好还备有电脑和打印机，方便现场打印资料什么的。所谓细节决定成败，很多单位可能都是小心翼翼的迎接评审专家，但往往在细节上不是很重视。比如说会议室准备的是台老电脑，慢就算了，还一启动主机风扇就嗡嗡直响，这无疑给安静的资料审查现场带来了不和谐的音符。或者有的时候烧开水的电热水壶就摆在现场，甚至评审专家的座位旁边，不断的烧水不断的水开，每次都呼啸一次，你说，能让评审专家有好心情审查你的材料吗？

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2010/1/27 17:49:09 马扎管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

　　　列位看官不嫌土豆啰嗦的话，俺就讲下会议室（现场评审材料所在地）可能需要的各种物料：
　　办公文具：铅笔、铅笔刨、中性笔、多色圆珠笔、回形针、订书针和订书机。备注：铅笔和中性笔最好按照评审专家人数*3来准备，因为笔经常会找不到的。最好要有红色的笔，方便专家在一些报表上修改。回形针翻尾夹订书机是用来装订材料的。
　　日常用品有：烟（烟是为男性评审专家准备的）、打火机、烟灰缸。盒装纸巾、衣帽架（尤其冬天可以方便挂外套、公文包）。
　　食品饮料：水果、装垃圾的果盘、咖啡和茶、矿泉水等。
　　电子设备：足够的电源插座、调试好的电脑、打印机、投影仪（实验室领导介绍本实验室时用）、饮水机。

　　会议室现场需有人定时倒茶水，倒茶水也有礼仪讲究，比如先提醒声：老师您好，给您续下茶水。以防出现碰撞撒漏事件。还要有人时刻在场做资料传递员，我们要讲究下方式方法。就是，说要什么材料就给什么材料，宁缺毋滥！不要想着怕缺漏了什么材料，就把一堆东西拿给评审专家看。这样一来人家可能只看其一，你拿了一堆，他还要从中翻找，二来人家本来只看其一的，你倒好，全端来了，所谓说多错多啊，本来没有看出问题的，材料看多了，看出问题来。所以评审老师要仪器检定计划你就给当年的检定计划，绝不会把去年的一起给他。评审老师要看紫外的仪器档案，你有3台紫外只拿其中1台的档案去。评审老师如果觉得还不够多，会自己提出要求来的。
　　回答问题时注意态度要谦和，不要硬顶，说明情况可以了，尽量避免试图影响评审老师的决定。
　　如果事先准备工作做的好，可以把评审专家要看的材料先整理归类好，直接搬到会议室去。评审专家不可能调用你前年的某份资料还跟你去档案室，也不可能查阅培训记录还跟你去人教科。他们只需要你把资料及时、迅速的拿给他。

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2010/1/27 17:51:52 地毯管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

因为资格所限，土豆能参与或知道的接待工作就这么多了，但是整个接待工作肯定不只这么多。上面所写的如何接待都只是“小术”，要想通过认证＼认可评审，只有真正把实验室各项工作做好了，准备好了，才有希望通过，此乃“根本”。

无根本而欲通过小术达到目的，是为不智也。有根本而忽略、不屑用小术者，是为不明也。夫成事者，须知根本而识术，是为明智。

嘻嘻，土豆刚看完历史小说，故掉下书袋拽下文，莫怪莫怪。

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2010/1/27 18:56:59 地板管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

不是接待过了吗，又来了？你调到办公室后这种事情多着呢。

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2010/1/28 9:44:20 6楼管理分享倒序浏览只看楼主回复私聊

原文由 土老冒豆豆(土老冒豆豆) 发表:
因为资格有限，土豆能参与或知道的接待工作就这么多了，但是整个接待工作肯定不只这么多。上面所写的如何接待都只是“小术”，要想通过认证＼认可评审，只有真正把实验室各项工作做好了，准备好了，才有希望通过，此乃“根本”。无根本而欲通过小术达到目的，是为不智也。有根本而忽略、不屑用小术者，是为不明也。夫成事者，须知根本而识术，是为明智。
嘻嘻，土豆刚看完历史小说，故掉下书袋拽下文，莫怪莫怪。

不错不错，非常细致的接待工作。值得学习。
相比而言，我们的接待工作就粗放了很多了，惭愧啊!
感言：接待工作绝非“小术”。
细节决定成败，实验室能够在这些细节上都做得如此充分，评审老师可以推想在其他工作上也能够或者是已经做得更充分了。
管中窥豹，略见一斑。

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