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原文由 en_liujingyu(en_liujingyu) 发表:很清晰的解释，谢谢en_liujingyu老师
GB/T19001-2016已经于2016年9月28日正式发布了，新版9001标准关于文件的要求做了非常大的改进，最为引人注目的是取消了文件的层次，不再分管理手册、程序文件、第三层次文件等，把记录作为最低层次的文件，新标准采用了“信息”的概念，将信息分为两大类。第一类是应保持的文件信息，这种文件信息是过程或活动实施时依据的信息，也就是以前管理手册、程序文件、第三层次文件、技术文件等的合并总称。第二类是应保留的文件信息，这种文件信息是用来做证据使用的信息，这种信息包括记录、照片、摄像、磁性保存信息、证物等。
我们再来仔细分析“记录”是干什么的？一张空白的记录是操作人员实施过程（工作）所依据的信息，空白栏目要求工作人员通过自己的工作来完成规定的任务，因此此时的“记录”属于“应保持的文件信息”，属于过去所说的“文件”。当完成工作，填写了文字、数字或符号等信息后，就变成了证明工作干没干，干的如何，效果如何的证据，也就变为“应保留的文件信息”了。显然“记录”同时具备了过去文件和证据的双重功能，其管理的复杂程度和难度远比文件管理大。过去文件管理的全部要求都是记录管理的要求，法律概念下的证据管理要求也适用于记录管理，例如“涉案”人员和部门不能触碰记录，记录的保存期限可能远比文件长，记录销毁不能像文件那样报废即可销毁，而必须经相关主管领导批准，有些记录报废后可能终生不允许销毁，需要永久性保存等。
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