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主题：【已应助】质量手册和程序文件电子版分发怎么控制呢?

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予dao
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发表于：2021/12/06 10:09:08 楼主 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
质量手册、程序文件要确保公司所有员工都要熟知了解的话，应该是以领用、归回的方式，还是可以发电子版呢？但是电子版怎么控制呢？有点搞不清楚受控文件要怎么保证受控。尤其是电子文件。
推荐答案：JOE HUI回复于2021/12/06
楼主的实验室管理程序中应明确受控电子文件的范围、各相关人员/部门的职责、发布的方式、修改的处理、定期审查的要求、归档保存的要求,保证受控电子文件的发布、使用、修改、保存归档的全过程都受到有效控制。
电子文件受控是指电子文件从发布、修改、定期评审、作废文件回收的全过程。
电子文件受控的必要条件是首先要按权限设定使用人群，该模式主要控制文件发放范围,保证使用文件的人群符合设定的范围。
其次不能下载、不能打印、仅能打开阅读:实验室很多受控文件,只是提供学习,不得随意修改,也不能随意外传,如,质量手册、程序文件、规章制度,这类文件应面向实验室所有人通过网络学习,不能下载、打印、修改,以防文件失控。能打印:按管理体系文件的层次,记录的格式是体系文件的第四层次文件,属于受控文件。记录格式在日常工作中会经常使用到,因此,这类受控文件应设定为特定人员使用并可以打印的文件。
最后文件的上传发布只能由有权限的人实施。
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JOE HUI
xurunjiao5339
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2021/12/6 10:38:57 沙发 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
楼主的实验室管理程序中应明确受控电子文件的范围、各相关人员/部门的职责、发布的方式、修改的处理、定期审查的要求、归档保存的要求,保证受控电子文件的发布、使用、修改、保存归档的全过程都受到有效控制。
电子文件受控是指电子文件从发布、修改、定期评审、作废文件回收的全过程。
电子文件受控的必要条件是首先要按权限设定使用人群，该模式主要控制文件发放范围,保证使用文件的人群符合设定的范围。
其次不能下载、不能打印、仅能打开阅读:实验室很多受控文件,只是提供学习,不得随意修改,也不能随意外传,如,质量手册、程序文件、规章制度,这类文件应面向实验室所有人通过网络学习,不能下载、打印、修改,以防文件失控。能打印:按管理体系文件的层次,记录的格式是体系文件的第四层次文件,属于受控文件。记录格式在日常工作中会经常使用到,因此,这类受控文件应设定为特定人员使用并可以打印的文件。
最后文件的上传发布只能由有权限的人实施。
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mingxiaoyan
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2021/12/6 10:41:04 板凳 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
设权限密码，只可看无法打印
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承之
dacaoyu
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2021/12/6 11:01:11 马扎 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
电子档的应该通过系统来发布 只能阅读 不可以更改和下载
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石头雨
baby073125
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2021/12/6 11:08:42 地毯 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
质量手册、程序文件要确保公司所有员工都要熟知了解的话，应该是以领用、归回的方式，还是可以发电子版呢？但是电子版怎么控制呢？有点搞不清楚受控文件要怎么保证受控。尤其是电子文件。
答：如果要所有员工都熟知的话应该是培训宣贯。对于文件发放可以按部门发放存档，只要员工谁想看方便查询即可，如果每个员工每手一份的话实际上是不方便控制的，人员多、流动大、领用、收回、作废也很麻烦的。对于电子文档的话首先文件转化成只读模式、发放可以通过邮件确认等形式、但是电脑一定要设置管理员、密码授权进入。对于文件的收回则需要对每天电脑的销毁做监控。发放新文件的同时，监督旧文件作废。
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m3149125
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2021/12/6 13:02:49 地板 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
电子文件和记录只要做到三个＂加＂就控制住了！1，即加密给每个员工一个密码，有
密码就能进入电子系统，2，加权，设置权限，谁能读，谁能改。3，加备，及时备份。做到
这三个加，无论是技术文件，还是管理文件都管住了。
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路云
luyunnc
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2021/12/6 23:24:22 6楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 予dao(Ins_c4907810) 发表:
质量手册、程序文件要确保公司所有员工都要熟知了解的话，应该是以领用、归回的方式，还是可以发电子版呢？但是电子版怎么控制呢？有点搞不清楚受控文件要怎么保证受控。尤其是电子文件。
      电子文档的受控，只能在网络环境下，控制用户资源与权限的方式才能实现。受控电子文档通常是经过只读化加密处理，以数据库的形式保存在系统中，这样便于有效版本的控制以及方便查询检索。授权用户只能在网络终端机上，以只读方式调阅，不提供对电子文档进行编辑、修改、复制、粘贴、下载、另存为、打印以及屏幕复制等操作。
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2021/12/6 23:27:13 Last edit by luyunnc
chien_2007
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2021/12/7 13:23:05 7楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
学习了，一直以来电子版文件发放我们一般要求写个领用记录，然后文件控制人发放。评审老师也没说什么。
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路云
luyunnc
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2021/12/7 22:33:52 8楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
原文由 chien_2007(chien_2007) 发表:
学习了，一直以来电子版文件发放我们一般要求写个领用记录，然后文件控制人发放。评审老师也没说什么。
你这不像是电子文件的发放，倒像是纸质文件的发放。
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Ins_6b96c456
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2021/12/8 23:49:17 9楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
程序文件做好规定就好了。
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Ins_5a3ba732
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2022/2/14 9:25:56 14楼 管理 分享 倒序浏览 只看楼主 回复 私聊
如果钻牛角尖的话，任何文件管理方式都是不受控的。比如，不能下载、打印，但是有人可以用手机拍照、截屏呀。所以，文件受控做到按程度文件规定做、不能随意更改就好了。
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2022/2/21 8:54:41 Last edit by Ins_5a3ba732
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