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为首次认证的朋友出谋划策
前段时间在论坛中看到一个主题为“一个新的水质化验室需要怎么进行认证”的求助帖,求助内容是“新建了一个水质化验室,能够对自来水进行水质42项的分析化验。现在仪器设备人员都已经到位,但是没有任何资质,只能是自己做个数据作为参考。现在要求通过验收,获得资质,请问我应该怎么做啊?”
看到这个话题顿时想起上周我市一家事业单位咨询的问题,与上述现状基本一致,他们有明确的法律地位、具有独立的财务,实验室场所、仪器设备、人员等全部到位,主管领导要求他们今年年底通过CMA认证,目前准备申请CMA认证,经询问得知他们体系文件未建立、仪器未鉴定、检测能力未确定、人员也未经培训……,这两家目前的现状基本相同,在此建议做好以下工作:一是完善硬件(包括对仪器设备的鉴定、三色标识的粘贴、安全设施的配备等),二是强化软件(包括管理体系文件的编写、人员培训上岗、关键岗位人员的任命、检测能力范围的确定、标准方法的购置和查新以及各类档案的建立等)。这里硬件方面比较好做,软件方面可能有些棘手,特的整理出一些资料,以供首次认证的朋友参考。评审时要审核的文件有哪些,又该如何整理呢?
1.文件类档案的整理(1)内部文件包括:质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格,这为完整的质量体系文件(也有称做管理体系文件的);
(2)外部文件包括:检测所需的标准(有国家标准、行业标准、地方标准等)、规范及检测领域涉及的应用说明等;
(3)做法:对以上文件,如要发放或检测人员使用时,必须执行文件控制程序,运行发放并做好发放记录。比如加盖受控章、做发放或借阅登记)。
2. 仪器设备档案的整理(也可以参照这个帖子http://bbs.instrument.com.cn/topic/4955212)仪器设备按照一机一档方法,每台设备档案资料存放一个档案盒,按设备编号(也可自行设置)对其进行编号,并确保档案盒中有以下内容:
设备建档案目录;
采购申请;
验收记录;
合格证;
使用说明书;
检定证书;
使用记录;
保养维护记录;
期间核查记录;
借用记录;
停用报废记录;
3.人员档案对实验室人员建立一人一档,档案资料如下:人员档案目录;学历及学位证书;职称证书;上岗证;聘用合同;授权任命文件;其他资格证(如内审员需有内审员证,大型仪器培训合格证书等);还可以将个人发表的论文、培训学习总结、年度的考核、总结等资料存放个人档案。4.检测报告(含能力验证报告和实验室间比对报告)报告按项目或时间顺序存放,建议做个档案目录。检测报告后附:原始记录(含抽样单、样品处理记录、检测原始记录、校准曲线、图谱等)5.内审及管理评审内容包括:内部审核通知、计划、检查表、现场检查表、不符合项分布表、审核记录表、不符合项报告及纠正措施跟踪表,最后形成整套的内部审核报告。
管理评审报告内容包括:计划表、评审通知、评审记录、签到表、汇报内容等。
结束语 以前也有写过档案管理方面的原创,可能虽着时间的变迁已尝试沉底了,现把它找了出来,望能得到更大的帮助
http://bbs.instrument.com.cn/topic/4834421